Podatki w pigułce – wszystko, co musisz wiedzieć przy zakładaniu firmy

Formy opodatkowania – wybierz mądrze!

Gdy zakładasz firmę, jedną z pierwszych decyzji, jakie musisz podjąć, jest wybór formy opodatkowania. To trochę jak wybieranie butów – musisz znaleźć takie, które będą wygodne i dopasowane do Twoich potrzeb. W Polsce mamy do wyboru trzy główne formy opodatkowania dla jednoosobowych działalności gospodarczych: 

• zasady ogólne (czyli popularną skalę podatkową);
• podatek liniowy;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Zasady ogólne to jak wygodne adidasy – pasują większości osób i są dobre na różne okazje. Przy tej formie opodatkowania płacisz 12% podatku od dochodu do 120 000 zł rocznie, a powyżej tej kwoty – 32%. Brzmi prosto, prawda? Jest jeszcze jeden bonus, czyli kwota wolna od podatku w wysokości 30 000 zł. To oznacza, że jeśli Twój dochód nie przekroczy tej kwoty, nie zapłacisz ani grosza podatku!

Podatek liniowy to z kolei eleganckie półbuty – proste i schludne, ale nie dla każdego. Tutaj stawka jest stała i wynosi 19% niezależnie od wysokości dochodu. Brzmi korzystnie dla tych, którzy zarabiają dużo, ale uwaga – nie ma tu kwoty wolnej od podatku ani możliwości wspólnego rozliczania się z małżonkiem.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to jak modne trampki – nie dla każdego, ale ci, którym pasują, są zachwyceni. Przy ryczałcie płacisz podatek od przychodu, a nie od dochodu, a stawki wahają się od 2% do 17%, w zależności od rodzaju działalności. To może być świetna opcja dla freelancerów czy osób świadczących usługi, ale pamiętaj, że nie odliczysz tu kosztów uzyskania przychodu.

Jak podjąć decyzję?

Wybór formy opodatkowania to nie lada wyzwanie, ale nie panikuj! Zastanów się, jaki rodzaj działalności planujesz prowadzić, jakie będziesz miał przychody i koszty. Może warto zrobić małą symulację dla każdej z form opodatkowania? Jeśli jeszcze nie wypróbowałeś programu finansowo-księgowego do obliczeń, zajrzyj na stronę https://symfonia.pl/oprogramowanie/obszar-finanse-i-ksiegowosc.

Pamiętaj też, że decyzję o formie opodatkowania podejmujesz na cały rok podatkowy, ale w kolejnym roku możesz ją zmienić. To jak z butami – jeśli te, które wybrałeś, okazały się niewygodne, w następnym sezonie możesz wybrać inne!

ZUS – przyjaciel czy wróg przedsiębiorcy?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, czyli słynny ZUS, to instytucja, która budzi mieszane uczucia wśród przedsiębiorców. Ale spokojnie, nie taki ZUS straszny, jak go malują! Gdy zakładasz firmę, musisz wiedzieć, że oprócz podatków czekają Cię też składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. To trochę jak abonament na siłownię – płacisz regularnie, żeby mieć zabezpieczenie na przyszłość.

Na początek dobra wiadomość. Jako nowy przedsiębiorca możesz skorzystać z „ulgi na start”. To taki prezent powitalny od państwa, dzięki któremu przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności nie musisz płacić składek na ubezpieczenia społeczne. Uwaga! Składkę zdrowotną musisz opłacać od samego początku.

Po „uldze na start” możesz przejść na tzw. „mały ZUS”, czyli preferencyjne składki przez kolejne 24 miesiące. W tym okresie podstawa wymiaru składek jest niższa, co oznacza, że płacisz mniej. A co potem? Cóż, witaj w świecie „dużego ZUS-u”. Tutaj składki są wyższe, ale pamiętaj, że to inwestycja w Twoją przyszłość. Im więcej wpłacasz, tym wyższą emeryturę otrzymasz w przyszłości.

Zmiany w wysokości składek

Wysokość składek ZUS zmienia się co roku, więc warto być na bieżąco. Na przykład w 2024 roku pełne składki ZUS (bez składki zdrowotnej) wyniosą około 1600 zł miesięcznie. To może wydawać się dużo, ale pamiętaj, że te składki możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, co obniży Twój podatek dochodowy.

A co ze składką zdrowotną? To temat, który od 2022 roku spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Wysokość tej składki zależy od formy opodatkowania i wysokości dochodu lub przychodu. Dla osób na skali podatkowej to 9% dochodu, dla liniowców – 4,9% dochodu, a dla ryczałtowców – stała kwota zależna od wysokości przychodu.

Pamiętaj, że terminowe opłacanie składek ZUS jest bardzo ważne. Spóźnienia mogą skutkować nie tylko odsetkami, ale także problemami z uzyskaniem zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego. To jak z karnetem na siłownię – jeśli nie płacisz regularnie, możesz stracić dostęp do usług.

Podatek VAT – wejść czy nie wejść, oto jest pytanie

Podatek od towarów i usług, czyli popularny VAT, to kolejny temat, który może przyprawić o zawrót głowy początkującego przedsiębiorcę. Ale nie bój nic! Rozprawimy się z nim jak z puzzlami – kawałek po kawałku.

Zacznijmy od tego, że nie każdy przedsiębiorca musi być płatnikiem VAT. Jeśli Twoje roczne przychody nie przekraczają 200 000 zł, możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT. 

Bycie „vatowcem” ma swoje plusy i minusy. Z jednej strony możesz odliczać VAT od zakupów związanych z działalnością, co może znacznie obniżyć Twoje koszty. Z drugiej strony musisz doliczać VAT do swoich usług lub produktów, co może sprawić, że będziesz mniej konkurencyjny cenowo wobec firm zwolnionych z VAT.

Jeśli zdecydujesz się być płatnikiem VAT, czeka Cię comiesięczna (lub kwartalna) przygoda z deklaracjami VAT. To trochę jak prowadzenie dziennika – musisz regularnie zapisywać swoje „przychody” (należny VAT) i „wydatki” (naliczony VAT), a potem obliczać różnicę. Jeśli należny VAT jest wyższy od naliczonego, musisz dopłacić różnicę do urzędu skarbowego. Jeśli jest odwrotnie, możesz ubiegać się o zwrot nadpłaty.

Co jeszcze warto wiedzieć o VAT?

Warto też wiedzieć, że w Polsce mamy różne stawki VAT. Podstawowa to 23%, ale są też stawki obniżone – 8% i 5%, a nawet 0% dla niektórych towarów i usług.

Pamiętaj też o JPK_VAT, czyli Jednolitym Pliku Kontrolnym. To taki elektroniczny raport, który musisz wysyłać co miesiąc do urzędu skarbowego. Brzmi skomplikowanie? Na szczęście większość programów księgowych generuje go automatycznie.

A co jeśli przekroczysz limit 200 000 zł i staniesz się „vatowcem” w trakcie roku? Spokojnie, masz na to 30 dni. To jak przekroczenie wagi w swojej kategorii bokserskiej – musisz się dostosować do nowych warunków.

Koszty w firmie, czyli jak płacić mniej podatku

Koszty w firmie to temat, który każdy przedsiębiorca powinien mieć w małym palcu. Dlaczego? Bo odpowiednie zarządzanie kosztami może znacząco obniżyć Twój podatek dochodowy. To trochę jak gra w Monopoly – im mądrzej inwestujesz, tym więcej zyskujesz.

Zacznijmy od podstaw – kosztem uzyskania przychodu jest każdy wydatek, który ponosisz w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania źródła przychodu. Na przykład jeśli jesteś grafikiem, to zakup nowego komputera czy programu graficznego będzie kosztem. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, to opłata za hosting i domenę też będzie kosztem.

Ale uwaga! Nie wszystko, co kupujesz dla firmy, automatycznie staje się kosztem. Na przykład jeśli kupisz luksusowy samochód za milion złotych, urząd skarbowy może zakwestionować zasadność takiego wydatku.

Warto też wiedzieć o limitach niektórych kosztów. Na przykład, jeśli używasz prywatnego samochodu w firmie, możesz zaliczyć do kosztów tylko 20% wydatków związanych z jego eksploatacją.

Czy marketing wlicza się do kosztów uzyskania przychodu?

A co z wydatkami na reklamę i reprezentację? To kolejny temat, który spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Generalnie wydatki na reklamę są kosztem w 100%, ale wydatki na reprezentację (np. drogie kolacje biznesowe) już nie. To trochę jak z ubraniami – koszulka z logo firmy to reklama, ale drogi garnitur to już reprezentacja.

Pamiętaj też o amortyzacji. To sposób na rozłożenie kosztu zakupu środków trwałych (np. maszyn, samochodów) na kilka lat. To jak spłacanie kredytu – nie płacisz wszystkiego od razu, ale rozkładasz koszt w czasie.

A co z kosztami home office? Jeśli pracujesz z domu, możesz zaliczyć część kosztów utrzymania mieszkania do kosztów firmy. Warto też wspomnieć o tzw. kosztach mieszanych, czyli takich, które służą zarówno celom prywatnym, jak i firmowym. Na przykład, jeśli używasz telefonu do celów prywatnych i służbowych, możesz zaliczyć do kosztów firmy odpowiednią część rachunku.

Pamiętaj, że prawidłowe dokumentowanie kosztów jest kluczowe. Każdy wydatek powinien być potwierdzony fakturą lub rachunkiem. Może to być uciążliwe, ale w razie kontroli będziesz sobie wdzięczny, że to robiłeś.

Zarządzanie kosztami w firmie to sztuka, której warto się nauczyć. To nie tylko sposób na obniżenie podatków, ale także na lepsze zrozumienie swojego biznesu. Kto wie, może odkryjesz, że niektóre wydatki wcale nie są Ci potrzebne? To jak sprzątanie szafy – czasem trzeba się pozbyć rzeczy, które tylko zajmują miejsce.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.