Ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA: do kiedy wysłać, jakie są zasady?

• Jan Wróblewski
• /
• 27 stycznia 2021

ZUS IWA, co to?

Deklaracja ZUS IWA to informacja o danych, które są konieczne do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Należy wiedzieć, że obowiązek złożenia jej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie dotyczy wszystkich płatników.

Do czego służy informacja ZUS IWA?

Dane przekazane w ramach informacji ZUS IWA, służą do ustalenia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej w danym roku. W sytuacji gdy jesteśmy zobowiązani i przekazaliśmy informację ZUS IWA za ostatnie trzy lata kalendarzowe, to ZUS na tej podstawie ustali Ci stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na najbliższy rok składkowy.

Kto musi złożyć informację ZUS IWA? 

Informację ZUS IWA składa się za rok kalendarzowy. Przekazujemy ją, jedynie w sytuacji, gdy spełniamy łącznie następujące warunki:

• byliśmy zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składasz informację ZUS IWA i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, 

• w roku, za który składamy informację ZUS IWA, zgłaszaliśmy do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, 

• 31 grudnia roku, za który składamy informację ZUS IWA, widnieliśmy w rejestrze REGON.

Na czym polega nieprzerwane zgłoszenie w ZUS?

Za nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe, uznaje się sytuację, w której w każdym miesiącu roku (za który powinieneś złożyć informację ZUS IWA), mieliśmy zgłoszoną do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. Obowiązek składania informacji ZUS IWA za dany rok składkowy, nie dotyczy nas, jeżeli choć w jednym miesiącu tego roku nie byliśmy płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe.

Jakie są zasady ustalania liczby ubezpieczonych?

Ustalenie liczby ubezpieczonych (żeby stwierdzić, czy spełniasz warunek zgłaszania do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych) przebiega w następujący sposób: 

1. Najpierw należy zsumować liczbę ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składasz informację ZUS IWA.  

1. Wynik dzielimy przez liczbę miesięcy, w których byliśmy zgłoszeni jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe. 

1. Jeśli po dokonaniu obliczeń wyjdzie nam wynik ułamkowy, to musimy go zaokrąglić do pełnych liczb. Liczbę ubezpieczonych zaokrąglamy do jedności w górę, w sytuacji gdy końcówka jest większa lub równa 0,5. Jeśli natomiast jest mniejsza od 0,5 (np. 9,49), to zaokrąglamy ją w dół. Liczba ta ustalana jest zawsze jako średnia z 12 miesięcy. Jest to wymóg spełnienia warunku nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe.

Należy pamiętać, że przy ustalaniu liczbę ubezpieczonych za poszczególne miesiące danego roku, powinniśmy uwzględnić wszystkich ubezpieczonych, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej jeden dzień.

Co więcej, daną osobę uwzględniamy tylko raz, nawet jeśli w jednym miesiącu zgłosiliśmy ją do ubezpieczenia z różnych tytułów. W sytuacji, gdy jesteśmy płatnikiem składek, który składa dwa komplety dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc (dotyczy to urzędów pracy), to liczbę ubezpieczonych ustalamy z uwzględnieniem wszystkich ubezpieczonych, którzy podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu. W tym przypadku nie ma znaczenia, w którym komplecie są rozliczani. 

Kogo nie bierzemy pod uwagę, obliczając liczbę ubezpieczonych?

Przede wszystkim nie bierzemy pod uwagę osób, które:

• podlegają ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu

• cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, 

• pobierały zasiłek macierzyński, 

• zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;

• nie podlegają już w danym miesiącu ubezpieczeniom społecznym (w tym ubezpieczeniu wypadkowemu), ale za które w raporcie imiennym za ten miesiąc rozliczamy jeszcze składki lub wykazujemy świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.

Jakie są zasady składania informacji ZUS IWA? 

Informację ZUS IWA za dany rok kalendarzowy powinniśmy przekazać do ZUS-u do dnia 31 stycznia następnego roku. Oznacza to, że np. informację za 2017 r. powinniśmy przekazać do 31 stycznia 2018 r. Jeśli zdarzy się, że 31 stycznia przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, to w takiej sytuacji termin przekazanie informacji ZUS IWA za dany rok zostaje automatycznie przesunięty na najbliższy dzień roboczy.

Informację ZUS IWA należy przekazać w takiej samej formie, w jakiej przekazujemy dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe. W związku z tym:

• W sytuacji, gdy jesteśmy uprawnieni do składania dokumentów ubezpieczeniowych w formie papierowej, to oznacza, że przekazywaną w ten sposób informację ZUS IWA możemy złożyć w dowolnej placówce ZUS-u. 

• Jeśli jednak przekazujemy informację ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej, na opakowaniu należy umieścić napis „ZUS IWA”. 

Co ważne, jeśli jesteśmy płatnikiem składek, który składa dwa komplety dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc (dotyczy to urzędów pracy), to za dany rok kalendarzowy wystarczy złożyć tylko jedną informację ZUS IWA.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.