Co grozi za niewłaściwe dokumentowanie procesów rekrutacyjnych w firmie?

Jak długo można przechowywać dokumenty po zakończonej rekrutacji?

Po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty rekrutacyjne osób, które nie zostały zatrudnione, w celu zabezpieczenia się przed potencjalnymi roszczeniami wynikającymi z przeprowadzonej wcześniej rekrutacji. Ponadto pracodawca powinien ustalić, czy istnieją jakiekolwiek związki między daną osobą, której dane będą przetwarzane w uzasadnionym celu, a administratorem danych, oraz czy ta osoba mogła przypuszczać, że jej dane będą przetwarzane w związku z uzasadnionym interesem.

HR w firmie — jakie są zadania działu?Małgorzata Łaziuk

Okres przechowywania CV powinien być możliwie najkrótszy. W przypadku, gdy przedsiębiorca nie doświadczył sytuacji, w której ewentualne roszczenia związane z przeprowadzoną rekrutacją pojawiły się po kilku miesiącach od jej zakończenia, wewnętrzne procedury powinny uwzględniać sensowny okres retencji takich dokumentów, wynoszący kilka miesięcy. Obowiązkiem administratora danych jest również przeprowadzenie oceny ryzyka i ustalenie okresu przetwarzania danych, który odpowiada rzeczywistym zagrożeniom, z uwzględnieniem doświadczeń z ewentualnymi zgłoszonymi roszczeniami.

Co w sytuacji, gdy kandydat wyraził zgodę na wykorzystanie swoich dokumentów na potrzeby przyszłych rekrutacji? Jeśli pracodawca postanowi nie wykorzystywać tych dokumentów, powinien je usunąć lub odesłać. W przypadku gdy uzna, że być może skorzysta w przyszłości z danych kandydata, to tym samym ustala cel przetwarzania i dokonuje obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO. Zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO osoba, której dane dotyczą, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Wówczas dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, której dane dotyczą.

Jak przechowywać dokumenty rekrutacyjne?

Podczas procesu rekrutacji dokumenty w formie papierowej należy przechowywać w zamkniętych szafkach, do których nie mają dostępu osoby niezaangażowane w rekrutację. Po zakończonej rekrutacji takie dokumenty należy w odpowiedni sposób zniszczyć — tylko w niszczarce, co pozwoli uniknąć wykorzystania dokumentów przez niepowołane osoby. W przypadku dokumentów rekrutacyjnych w formie elektronicznej należy zwrócić uwagę na takie aspekty jak: proces dostępu do danych w firmie, opracowanie odpowiednich procedur dostępu, kto ma dostęp do skrzynki e-mail, na którą przesyłane są CV kandydatów, poziom zabezpieczenia komputera przed wirusami i atakami hakerów.

Jakie ryzyka niesie za sobą niewłaściwe dokumentowanie rekrutacji?

Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów związanych z procesem rekrutacji może prowadzić do poważnych konsekwencji, zarówno prawnych, jak i biznesowych:

• wyciek danych osobowych — obowiązkiem przedsiębiorstwa, które przetwarza dane osobowe, jest zgodnie z art 5 ust. 1 lit f) RODO zapewnienie ich bezpieczeństwa, w tym ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem, w tym także przez inne podmioty (za naruszenie tego obowiązku nałożona może zostać kara administracyjna — zgodnie z art. 83 ust. 5 RODO – w wysokości do 20 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4% jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego),
• ryzyko dyskryminacji — nieprawidłowe dokumentowanie może stworzyć ryzyko związane z podejrzeniem o dyskryminację w procesie rekrutacyjnym; brak jasnych i obiektywnych kryteriów oceny kandydatów może skutkować oskarżeniami o nieprawidłowe traktowanie ze względu na płeć, rasę, wiek czy inne chronione cechy,
• straty finansowe — nieodpowiednie dokumentowanie może prowadzić do złego zarządzania procesem rekrutacji, co z kolei może skutkować zatrudnieniem nieodpowiednich pracowników i generować straty finansowe związane z koniecznością zwolnienia i ponownego poszukiwania kandydatów, 
• wpływ na wizerunek firmy — nieprawidłowe dokumentowanie procesów rekrutacyjnych może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy, kandydaci mogą czuć się niesprawiedliwie traktowani, co może prowadzić do złej reputacji przedsiębiorstwa na rynku pracy,
• brak efektywności i skuteczności — niepoprawne dokumentowanie może prowadzić do braku jasności w procesie rekrutacyjnym, co utrudnia monitorowanie skuteczności i doskonalenie strategii rekrutacyjnych; może to wywierać wpływ na długoterminowy sukces firmy w przyciąganiu i zatrzymywaniu najlepszych pracowników.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.