Co zrobić z nadesłanymi CV po zakończeniu rekrutacji?

• Martyna Kowalska
• /
• 14 stycznia 2021

Przetwarzanie danych kandydatów do pracy

Nie ma konkretnego, z góry narzuconego okresu, przez jaki dane kandydata do pracy mogą być przetwarzane w firmie. Wykładnia Urzędu Ochrony Danych Osobowych, traktuje te granice z jednej strony płynnie, wskazując, że czas ich przechowywania w firmie powinien być dostosowany do zasad przetwarzania w firmie i powinien go z góry określić administrator. Czyli jest to wewnętrzna sprawa firmy. Niestety, nie ma tak łatwo. UODO wskazuje, że pracodawca powinien trwale usunąć dane kandydatów, z którymi nie zdecydował się podjąć współpracy.

Co oznacza „trwale” — nadesłane materiały można odesłać lub zniszczyć, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji. Za moment ten uważa się podpisanie umowy z pracownikiem, który właśnie został zatrudniony na stanowisko objęte naborem. Są jednak odstępstwa od tej reguły. Na dłuższe przetwarzanie danych musi zgodzić się kandydat, ale o tym za chwilę. Niemniej, musi być to jasno uzasadnione.

Cele przetwarzania danych z CV

Właściwie cel przechowywania danych z CV jest jeden – rekrutacja. Choć to oczywiste, musi być to wskazane oraz określone w sposób jasny dla osoby rekrutowanej. Można to określić w samym ogłoszeniu o pracę, kto będzie administratorem danych, w jakim celu je będzie przetwarzał, oraz przez jaki czas.

Zachowanie CV na wypadek ewentualnych roszczeń

Wśród pracodawców panuje przekonanie, że można przechować dłużej CV, aby zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami osoby, która nie przeszła pomyślnie procesu rekrutacyjnego. Zdarzają się różne sytuacje, oskarżenia o dyskryminacje itd. Urząd Ochrony Danych Osobowych jasno tłumaczy, że „niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W przeciwnym razie może pojawić się wątpliwość, jak długo należy przetwarzać dane osobowe, jeżeli ta osoba nie zdecyduje się na wytoczenia powództwa przeciwko pracodawcy”.

UODO wyjaśnia, że ciężko jest w procesie rekrutacji doszukać się stosunku zobowiązaniowego między kandydatem a przyszłym szefem, a gromadzenie danych „tak na wszelki wypadek” nie jest i nie było nigdy właściwym uzasadnieniem.

Co zrobić z CV po wyborze pracownika

Jeżeli celem przetwarzania danych była konkretna rekrutacja, która właśnie dobiegła końca, dane nie powinny być dalej przetwarzane. Co więcej, każda osoba, która nie jest pewna czy po zakończeniu naboru usunięto jej dane zawarte np. w życiorysie zawodowym, mam prawo wystąpić do administratora z pytaniem, czy, a jeśli tak, to jakie jej dane są przetwarzane, w jakim celu oraz na jakiej podstawie. W każdym momencie może taka osoba zażądać usunięcia swoich danych z bazy danej firmy.

To oznacza, że zachowanie CV „na później” przez dział rekrutacji, nie jest zgodne z unijnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

Wykorzystanie CV w kolejnych rekrutacjach

Nie oznacza to jednak, że raz nadesłanego CV nie można wykorzystać w kolejnych rekrutacjach. Można tak zrobić pod warunkiem, że kandydat do pracy się na to zgodzi. I to na piśmie. W takiej sytuacji wystarczy w stopce dokumentów rekrutacyjnych zamieścić zdanie „wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych w celu wzięcia udziału w przyszłych rekrutacjach prowadzonych przez firmę XYZ przez okres kolejnych sześciu miesięcy”.

W takiej sytuacji sprawa jest oczywista zarówno co do zgody zainteresowanego jak i okresu, na jaki ona obowiązuje. Nie ma jednak mowy o „domniemaniu” przedłużenia zgody. Jeśli nie ma jej na piśmie, nie ma jej wcale. 

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.