Cyfrowa rewolucja wśród papierowych teczek

• Jacek Szczęsny
• /
• 4 grudnia 2020

Przejście na zdalną pracę powoduje eliminację papieru?

Rzeczywistość jest nieco bardziej złożona. Domowe biuro nie zwalnia pracowników z przedkładania papierowych wydruków do dokumentacji. Nic dziwnego, że w maju sprzedaż urządzeń drukujących w Polsce zwiększyła się o 40 proc., a głównym powodem były zakupy konsumenckie – jak wynika z danych firmy badawczej Context. Kowalscy zrozumieli, że praca zdalna może trwać dłużej niż myśleli na początku pandemii, dlatego zdecydowali się uzbroić w taki sprzęt. Z drugiej strony znacznie spadła sprzedaż w segmencie biznesowym, co można tłumaczyć zamykaniem biur i programami oszczędnościowymi, które firmy wdrożyły z obawy przed kryzysem. Kolejny aspekt to przyspieszona przez lockdown cyfryzacja procesów biznesowych – jednym z jego ważnych przejawów jest wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów.

Podobno zainteresowaniem małych i średnich przedsiębiorstw cieszą się teraz tańsze drukarki. To dobrze czy źle?

Wszyscy mówią o konieczności zaciskania pasa, ale wielu osiąga oszczędności pozorne. Modele tanie w zakupie okazują się drogie w eksploatacji. Cena produktu to tylko 10-20 proc. kosztów użytkowania w całym cyklu życia drukarki. Pozostałe 80 proc. stanowią wydatki na materiały eksploatacyjne, prąd i naprawy. Sprzęt budżetowy zwykle oferuje niższą jakość oraz mniejszą wygodę i trwałość. Częściej się psuje niż urządzenia z górnej półki, więc raz po raz dochodzi do przerw w pracy. Niedrogie urządzenia często też nie mają ważnych funkcjonalności, jak automatyczny druk dwustronny, monitorowanie kosztów czy automatyzacja przepływu dokumentów w formie elektronicznej. Wszystko to negatywnie wpływa na produktywność i budżet użytkownika. 

Łatwo polecać drogi sprzęt bogatym firmom. A co mają zrobić te mniej zamożne, na dorobku bądź mocno poturbowane przez kryzys?  

Jeszcze kilkanaście lat temu przytoczyłbym włoskie przysłowie „Nie stać mnie na tanie rzeczy” – i zasugerował, że powinny wziąć je sobie do serca wszystkie osoby odpowiedzialne za wyposażenie biur. Ale już dawno skromny budżet przestał być przeszkodą. Polecam takie usługi jak Arcus Kyocera Managed Document Services, czyli dzierżawę sprzętu, dzięki której wymiana mało wydajnych, prądożernych lub awaryjnych maszyn drukujących nie wymaga dużej jednorazowej inwestycji. Zastępują je miesięczne opłaty za wynajem urządzeń oraz zmienne koszty druku i materiałów eksploatacyjnych. Model „używać zamiast kupować”, utożsamiany z ekonomią współdzielenia, to skuteczny sposób zarówno na optymalizację kosztową, jak i wygodę. Renomowani dostawcy oferują profesjonalny konsulting. Ale nie tylko. Biorą na siebie wszystkie zadania związane z instalacją maszyn, ich serwis i naprawy. Użytkownik może całą energię skierować na swój podstawowy biznes, technologie powierzając takim zewnętrznym partnerom jak Arcus.

W ramach Arcus Kyocera MDS klient ma dostęp do urządzeń jednego producenta. Czy nie lepiej zgodnie z zasadą rozłożonego ryzyka używać maszyn różnych marek?

Zatrzęsienie producentów, technologii i modeli. A każde urządzenie obsługuje odrębna ekipa serwisowa. I oczywiście wymaga innych materiałów eksploatacyjnych. Taka sytuacja oznaczałaby koszmar. Wyobraźmy sobie, że w drukarce, z której pilnie chcemy skorzystać, akurat skończył się toner. Został wprawdzie zamówiony nowy – ale do maszyny innego typu, która stoi w zamkniętym gabinecie szefa. Dzwonimy, żeby uzyskać jego zgodę na wejście. Nie odbiera. Tak wygląda rzeczywistość w wielu biurach. Chaos zamiast organizacji i porządku.

Jak opanować chaos związany z drukami?

Każde biuro jest magazynem całej masy urzędowych pism, podań, wniosków, zapytań, teczek personalnych, raportów, rachunków. Ręczna weryfikacja tak rozbuchanej papierologii jest procesem trudnym i czasochłonnym, ponadto wiąże się z ryzykiem popełnienia wielu błędów. Według szacunków jedna osoba może efektywnie opracować 200 faktur na dobę. Z pomocą przychodzą technologie. Automatyzacja obiegu dokumentów to inwestycja, która szybko się zwróci. Od kilku miesięcy mamy kolejny argument za digitalizacją tych procesów – gdy pracujemy na odległość, potrzebny jest nam zdalny dostęp do firmowej dokumentacji.   

Konieczność zachowania dystansu społecznego sprawia, że druk bezdotykowy rozwija się jak nigdy wcześniej. Jak w ten trend wpisuje się oferta Arcusa ?

Dezynfekcja pomieszczeń i sprzętu biurowego nie daje całkowitej gwarancji, że unikniemy zarażenia się koronawirusem w środowisku pracy. Jednym z rozwiązań jest contactless printing – możliwość drukowania dokumentów bez dotykania panelu urządzenia. Zaawansowany technologicznie sprzęt Kyocera, który oferujemy, pozwala wyjść naprzeciw potrzebom związanym z bezpieczeństwem i higieną. Wystarczy, że pracownik podejdzie do urządzenia i dokona identyfikacji za pomocą karty zbliżeniowej, a wszystkie zadania, które wcześniej zlecił drukarce za pośrednictwem komputera lub smartfona, zostaną automatycznie wykonane.

Niektórzy pracownicy zdalni korzystają w domach ze służbowych drukarek, które są zintegrowane z siecią firmową. Jak to wygląda w praktyce? 

Oferowane przez Arcusa rozwiązania sprawiają, że miejsce, w którym piszemy raport kwartalny lub zatwierdzamy wnioski urlopowe współpracowników, przestaje mieć znaczenie. Jeśli dysponujemy podłączonym do firmowej sieci smartfonem lub laptopem, możemy wysyłać dokumenty do druku z domu, taksówki, skądkolwiek. Łączymy dane w chmurze. Serwisujemy pracę zdalną. Contactless printing to już standard – i zapewnia ten sam poziom bezpieczeństwa, co tradycyjne metody druku.

Na długo przed kryzysem Arcus zaczął eksperymentować z nowymi modelami biznesowymi. Przykładem jest wejście w usługi B2C. Jak działa system Arcus Kyocera MDS w wersji konsumenckiej?

Źródłem tej zmiany jest odkrywanie potrzeb Kowalskich. Stykaliśmy się z narzekaniami wielu osób, że po drodze do sklepu lub z pracy nie mają punktu ksero, a nie opłaca się im kupować drukarek domowych. W tej sytuacji wydrukowanie nawet kilku stron stawało się problemem. Wpadliśmy więc na pomysł instalacji wysokiej klasy maszyn w miejscach, które konsumenci odwiedzają często, jak centra handlowe, ośrodki akademickie, urzędy, biblioteki, dworce czy lotniska. Do współpracy zaprosiliśmy spółki Kyocera i Zeccer – w rezultacie powstała sieć mobilnych drukarek samoobsługowych rozlokowanych w największych miastach Polski, która wcześniej czy później oplecie także mniejsze miejscowości. Z satysfakcją dodam, że za tę innowację Arcus wraz z partnerami technologicznymi w roku 2018 zdobył tytuł Inspiratora Biznesu Innowacje, przyznawany przez agencję informacyjną Newseria.  

Nowinki, które najpierw podbiły miejsca pracy, teraz zmieniają życie zwykłych ludzi. To wspaniała wiadomość. Czy jednak obsługa systemu firm Arcus, Kyocera i Zeccer nie wymaga zbyt dużych kompetencji cyfrowych?

Bez obaw. Drukowanie, skanowanie i kopiowanie jest intuicyjne i szybkie. Za pośrednictwem strony zeccer.pl lub poczty elektronicznej, Klient wysyła dokument na unikalny adres urządzenia. Zapewnia ono wysokiej jakości wydruki o unikatowym nasyceniu kolorów, chyba że użytkownik wybiera tryb czarno-biały. Należność za usługę można regulować kartą płatniczą lub kredytową, płatnościami online i Blikiem.

Skąd pewność, że ktoś nie przechwyci prywatnych danych konsumenta? 

Transfer dokumentów z komputera lub telefonu do drukarki jest szyfrowany, a pliki usuwane są z systemu natychmiast po wydrukowaniu. 

Stymulowana przez pandemię cyfrowa rewolucja nie wymiotła z domów i biur papierowych wydruków. A może nastąpi to wraz z wchodzeniem na rynek pracy kolejnych pokoleń tzw. digitalnych tubylców? 

Prawdą jest, że młodzi coraz częściej obywają się bez papieru. Wystarczają im ekrany. Niemniej analogowe dokumenty nie znikną, choć będą rzadsze. Wynika to z preferencji ludzkiego mózgu. Badania naukowe jednoznacznie wskazują, że informacje z tradycyjnej książki, artykułu lub biznesowego raportu zostają nam w głowie na dłużej, a sam proces czytania jest głębszy i bardziej angażujący wyobraźnię niż w przypadku śledzenia wirtualnego tekstu w komputerze lub czytniku.

Czyli pogłoski o śmierci druku są przesadzone?

I to bardzo mocno. 

Nowa normalność wymaga innowacyjnych rozwiązań w świecie druku – mówi Michał Czeredys, prezes firmy Arcus.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.