Kilometrówka 2020 – jak ją rozliczać?

Użytkowanie samochodu prywatnego przez przedsiębiorcę lub pracownika w celach służbowych wiąże się z poniesieniem określonych kosztów. Aby ułatwić tego typu rozliczenia przewidziano w prawie proste i praktyczne rozwiązanie, które w pewnym stopniu ogólności pozwala na wyrównane i jasne zasady rozliczeń. To także duże uproszczenie księgowości w zakresie użytkowania samochodu prywatnego.

Kilometrówka 2020 – jak ją rozliczać?
  • Anna Malinowska
  • /
  • 7 lipca 2020

Czym jest kilometrówka?

Najprościej rzecz biorąc kilometrówka to nic innego jak uproszczona ewidencja przejechanych kilometrów prywatnym samochodem w celach służbowych. W przypadku przedsiębiorców pozwala ona zaliczyć zużytkowane paliwo do kosztów prowadzonej działaności. Wiąże się to z obniżeniem podstawy opodatkowania. W przypadku pracowników, wyjeżdżających służbowo prywatnym samochodem to możliwość zwrotu – na jasnych i wcześniej określonych zasadach – kosztów takiej podróży.

Jaka jest stawka za 1 km przejechany służbowo?

W przypadku samochodów osobowych limity uzależnione są od pojemności skokowej silnika danego pojazdu. Zatem zapłata za przejechany kilometr nie jest uzależniona od rzeczywistego spalania, wartości czy klasy samochodu.

W przypadku niewielkich aut o pojemności skokowej do 900 ccm stawka za jeden kilometr przebiegu wynosi 0,5214 PLN. To oznacza, że właściciel takiego samochodu pokonujący służbowo trasę z centrum Warszawy do Radomia i z powrotem (100km x 2) może, wg kilometrówki, liczyć na zwrot od swojego pracodawcy w wysokości 104,28 zł (200 km x 0,5214 PLN)

Na polskich drogach większość samochodów posiada silniki o pojemności skokowej powyżej 900 ccm. W ich przypadku stawka za 1km przebiegu jest znacznie wyższa bo wynosi 0,8358 PLN. W naszym przykładzie, podróż służbowa z centrum Warszawy do Radomia powinna być wyceniona na 167,16 PLN (200 km x 0,8358).

Prawo przewiduje także specjalną stawkę za 1 km przebiegu dla motoroweru. W 2020 roku wynosiła 0,1382 PLN. Wg tej stawki mogą być rozliczani na przykład dostawcy pizzy czy miejscy kurierzy.

W przypadku motocykli stawka ta jest wyższa i wynosi 0,2302 PLN. W analogicznym przykładzie 200 km przejechanych takim pojazdem będzie wycenione na 46,04 PLN – sporo mniej niż w przypadku podróży samochodem.

Podstawa prawna kilometrówki

Zasady dotyczące rozliczenia wydatków poniesionych na samochód osobowy, które wiążą się z wykonywaniem zadań związanych z umową o prace określone zostały w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Kontrola rzeczywiście przejechanych kilometrów

W dobie Google Maps i innych narzędzi pozwalających na szybkie skalkulowanie trasy, łatwo jest zweryfikować dane wpisane w kartę przebiegu przez pracownika. Warto jednak pamiętać, że mówimy o rzeczywiście przejechanym dystansie, który może być wyższy np. z powodu objazdu, konieczności ominięcia korków i innych sytuacji losowych jakie mogą pojawić się na trasie, dlatego należy wziąć poprawkę na tego typu nietypowe zdarzenia.

Dla potwierdzenia rzeczywistego dystansu, niektórzy pracownicy korzystają z aplikacji na smartfona, które wykorzystując GPS rejestrują parametry trasy wraz z jej przebiegiem na mapie. Są to bezpłatne rozwiązania, które można ściągnąć z sieci w kilka sekund. Nie obciążają one szczególnie ani baterii smartfona ani pakietu danych. Ich dodatkową zaletą jest m.in. możliwość weryfikacji nie tylko czasu podróży (co jest istotne dla rozliczenia delegacji) ale także czasu poświęconego na rozmowy z klientami czy inne czynności służbowe prowadzone w czasie wyjazdu służbowego.  

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.

Czy ten artykuł był przydatny?

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!