Komunikacja wewnętrzna w firmie – jak i kiedy powinna działać?

Komunikacja wewnętrzna w małych firmach

Może się wydawać, że wprowadzenie jakiejkolwiek komunikacji wewnętrznej w małych firmach lub zespołach jest bezcelowe. Z jednej strony trudno oczekiwać by tworzenie skomplikowanych i kosztownych systemów w przypadku niewielkich grup spotykających się na co dzień w jednym pomieszczeniu, było konieczne. Z drugiej jednak, jak pokazuje doświadczenie, stworzenie prostej grupy na popularnym komunikatorze, może w prosty sposób usprawnić przepływ wiadomości, które docierają do wszystkich w tym samym czasie. Może się to przydać w sytuacjach awaryjnych lub kryzysowych, kiedy w krótkim czasie, np. po godzinach pracy potrzebujemy powziąć informację na jakiś temat od całego zespołu lub przeorganizować jego pracę w kolejnym dniu. Warto jednak pamiętać, że nie może być to komunikacja nachalna. Zbyt częste jej używanie w czasie wolnym od pracy, może wpływać demotywująco i wprowadzać niepotrzebny stres wśród pracowników. Należy więc jasno określić zasady działania takiej grupy. Może być to także czynnik dodatkowo integrujący zespół.

Komunikacja w średnich i dużych przedsiębiorstwach

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja komunikacji w średnich i dużych firmach, która czasami przypomina w swojej formie pracę małej, lokalnej redakcji (!) W istocie, biuletyny informacyjne wydawane dla pracowników bardzo dużych organizacji, często są… gazetami zarejestrowanymi w sądowym wykazie czasopism! Tu potrzebna jest już złożona strategia obejmująca m.in. dobór informacji, ich celowość, sposób redagowania i kolportażu. Z uwagi na ograniczenie kosztów, wprowadza się także elektroniczną wersję wewnętrznych periodyków, na przykład na portalach pracowniczych, czy w innej formie wykorzystującej sieć firmową, pocztę elektroniczną lub internet (np. stronę internetową z ograniczonym dostępem)czy system monitorów lub radiowęzła zakładowego.

Błędy popełniane w komunikacji wewnętrznej

Podstawowa zasada sprawnej komunikacji wewnętrznej wymaga, by dostosować formę i treść do odbiorców. Jeżeli prowadzimy zakład produkcyjny, gdzie z poczty elektronicznej w godzinach pracy korzysta np. 10 proc. wszystkich zatrudnionych, trzeba rozważyć kolportaż papierowej wersji biuletynu. Ważne jest także, takie redagowanie artykułów, aby były one jasne i przejrzyste dla wszystkich pracowników. Istotny jest więc dobór języka, fotografii czy nawet czcionki stosowanej w biuletynie.

Warto pamiętać, że nigdy informacja wewnętrzna nie rozchodzi się w szczelnie zamkniętym środowisku. Jeżeli pracownik zabierze biuletyn do domu (i o to chodzi!) lub opowie znajomemu o jakimś temacie w nim poruszonym, taka informacja siłą rzeczy może trafić na zewnątrz organizacji. Należy więc w taki sposób redagować treści, by wychodząc do otoczenia zewnętrznego nie wpływały negatywnie na wizerunek firmy lub nie zdradzały istotnych aspektów jej działalności, które powinny pozostać wewnątrz. Nie ma więc sensu poruszania konkretnych personalnych historii, tajemnic firmowych, czy błędów występujących w procesie produkcyjnym. Do tego celu należy użyć innych „kanałów” komunikacji wewnętrznej jak zebrania w mniejszych grupach, szkolenia czy indywidualne rozmowy z konkretnymi pracownikami.

Komunikacja wewnętrzna a prawa autorskie

Pamiętajmy, że komunikacja wewnętrzna w organizacji powinna odbywać się z poszanowaniem prawa i praw osób trzecich. W szczególny sposób powinniśmy pamiętać o poszanowaniu danych osobowych pracowników (fotografie, imiona, nazwiska) jak również praw autorskich. Publikowanie zdjęć znalezionych gdzieś w internecie na innych stronach bez zgody autora będzie złamaniem przepisów (chyba, że mówimy o wolnych licencjach lub domenie publicznej). Prawna ochrona dotyczy także layoutu pisma czy komunikatów publikowanych na monitorach czy stronie internetowej.    

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.