Śmierć pracownika – jakie obowiązki po stronie pracodawcy?

Jedną z najtrudniejszych sytuacji z jaką może spotkać się pracodawca jest śmierć pracownika. Zgodnie z prawem oznacza ona wygaśnięcie stosunku pracy. Zazwyczaj informacja o zgonie zatrudnionego przekazywana jest przez najbliższą rodzinę. Mimo licznych „biurokratycznych obowiązków” leżących po stronie pracodawcy, należy w miarę możliwości odciążyć bliskich zmarłego od wypełniania formalności, ograniczając się jedynie do prośby o dostarczenie niezbędnych dokumentów.

Michał Górecki
/
26 sierpnia 2020

Śmierć pracownika – co zrobić w pierwszej kolejności

Nagła śmierć pracownika rodzi wiele problemów związanych choćby z koniecznością przeorganizowania pracy oraz przekazania prowadzonych przez nią spraw innemu zatrudnionemu Brzmi to trochę bezdusznie, szczególnie, że informacja o śmierci kolegi czy koleżanki jest zawsze sporym szokiem dla zespołu. Mimo tego, na pracodawcy spoczywa obowiązek przeprowadzenia szeregu formalności. Niezbędna jest także współpraca z rodziną zmarłego lub zmarłej.

Kluczowym dokumentem dla pracodawcy jest dostarczony do niego akt zgonu zatrudnionego. Dniem zakończenia stosunku pracy jest data zgonu znajdująca się na tym dokumencie. Pracodawca powinien otrzymać także aktualny akt małżeństwa oraz akty urodzenia dzieci w celu ustalenia osób uprawnionych do otrzymania należności i odprawy, o których napiszemy więcej za chwilę.

Co z wynagrodzeniem zmarłego pracownika?

Wszystkie składniki wynagrodzeń, przysługujące zmarłemu do dnia śmierci tj. wynagrodzenie za pracę, za nadgodziny i dyżury, premie, zasiłki czy świadczenia to należności które powinny zostać skrupulatnie wyliczone. Do tego dochodzi ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Środki trafiają do rodziny zmarłego. Warto pamiętać, że od wynagrodzenia oraz ekwiwalentu w takiej sytuacji nie potrącane są składki. Konieczne jest jednak odprowadzenia zaliczki na podatek.

Co to jest odprawa pośmiertna?

Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie pieniężne. Zgodnie z przepisami jest zwolniona w całości zarówno z podatku PIT jak i składek ZUS. Jej wysokość jest uzależniona od stażu pracy u ostatniego pracodawcy. W przypadku osób pracujących w danej firmie krócej niż 10 lat, przysługuje jednomiesięczne wynagrodzenie. Jeżeli zmarły przepracował od 10 do 15 lat wówczas wzrasta ona do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia. W przypadku osób z najdłuższym stażem pracy, przekraczającym 15 lat, taka odprawa wynosi równowartość półrocznego wynagrodzenia za pracę.

Jeżeli pracodawca z własnych środków ubezpieczył pracownika na życie, wówczas nie ma on obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej. Warunkiem jest jednak, by odszkodowanie było wyższe niż wyliczona wartość odprawy. Jeżeli jest ono niższe, wówczas pracodawca pokrywa jedynie różnicę między kwotą przysługującej odprawy a sumą odszkodowania.

Komu należą się pieniądze w przypadku śmierci pracownika?

Zgodnie z prawem wszystkie wspomniane należności powinny trafić do osób uprawnionych tj. małżonka oraz innych członków rodziny, którzy spełniają warunki do otrzymania z ZUS renty rodzinnej. Krąg tych osób określają przepisy o emeryturach i rentach z FUS. To właśnie na pracodawcy ciąży obowiązek ustalenia takich osób. Tu sprawdza się współpraca z członkami rodziny.

Jeżeli okaże się, że mamy do czynienia z jedną osobą uprawnioną do świadczeń, wówczas otrzymuje ona połowę odprawy oraz całość pozostałych należności. W wielu przypadkach konieczne jest jednak oczekiwanie na prawomocne orzeczenie sądu w sprawie spadku i ustalenia kręgu spadkobierców.

Śmierć pracownika – formalności w ZUS

Pracodawca zgodnie z prawem ma obowiązek wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń ZUS ze wskazaniem przyczyny „zgon osoby ubezpieczonej” (kod 500).

Świadectwo pracy dla zmarłego pracownika

W przypadku śmierci pracownika konieczne jest wystawienie świadectwa pracy, które w oryginale i kopii trafia do części C akt osobowych. Może się zdarzyć, że osoba uprawniona do świadczeń poprosi o przekazanie takiego dokumentu – w takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek wydać takie świadectwo.

Współpraca z rodziną zmarłego pracownika

Biorąc pod uwagę powyższe obowiązki, kluczowa jest współpraca z rodziną zmarłego pracownika. Jest ona konieczna także dla sprawnego zwrotu powierzonych narzędzi w tym np. komputera, samochodu służbowego, telefonu etc. Nie jest właściwym zachowaniem obarczanie pogrążonych w żałobie osób dodatkowymi formalnościami takimi jak uzupełnianie obiegówki w kolejnych działach zakładu. Tymi kwestiami powinien zająć się wyznaczony pracownik np. z działu kadr.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.