Wydrukujmy sobie sukces

Na naszych oczach doszło do rewolucji. Biura wyprowadziły się do domów. Jak to wpływa na rynek druku i obieg dokumentów w firmie?

Wydrukujmy sobie sukces
  • Rafał Stępniewski
  • /
  • 9 lutego 2021

Nasze życie za 30 lat?

Mieszkamy w inteligentnych domach, które same zamawiają niezbędne produkty i usługi. Czas na podcięcie włosów – dostajemy maszynkę fryzjerską. System on demand (na życzenie) obejmuje sprzęt kempingowy, aparaty fotograficzne, komputery, kosiarki do trawy, odzież, cokolwiek. A wszystko dostarczają nam autonomiczne furgonetki i drony — przewiduje Kevin Kelly, współtwórca magazynu „Wired”, w swojej bestsellerowej książce „Nieuniknione. Jak inteligentne technologie zmienią naszą przyszłość”.

Szkoda, że już dzisiaj nie możemy równie szybko i łatwo uzbroić się w sprzęt drukujący dopasowany do tzw. nowej normalności. Taki, który jest w miarę tani, usprawnia pracę biurową i zapewnia bezpieczeństwo danych. Chociaż nie… w dziedzinie druku firmy radzą sobie dużo lepiej niż jeszcze kilka czy kilkanaście lat temu.

– Z pomocą przychodzą renomowani partnerzy technologiczni, dostawcy oprogramowania, sprzętu, usług. Razem z nimi klienci biznesowi przejdą przez ten proces bardzo sprawnie – obiecuje Michał Czeredys, prezes spółki Arcus.

Na każdy rozmiar

Różnorodna oferta zachęca do korzystania z drukarek i to w sposób najwygodniejszy, bo bez wstawania od biurka. Kuszące? Tylko na pozór. Nieskończone bogactwo rozwiązań technologicznych sprawia, że zakup urządzenia drukującego staje się zadaniem karkołomnym. Czym się kierować przy wyborze sprzętu do biura? Przede wszystkim wielkością firmy, jej potrzebami i modelem pracy.

Najpierw spójrzmy, co się dzieje na rynku SOHO (ang. small office/home office), czyli w małych przedsiębiorstwach prowadzących niewielkie, zwykle przydomowe biura księgowo-administracyjne. Jest tam tak samo jak przed pandemią – najlepiej sprawdzają się laserowe urządzenia monochromatyczne. A teraz odwiedźmy większe spółki. Na pierwszy rzut oka widać, że zaszły wśród nich najpoważniejsze zmiany. Przez lata organizacje te zaopatrywały się w maszyny wielofunkcyjne MFP (ang. multi function printer). Po przejściu na home office znacząca część tych wielkogabarytowych i wielofunkcyjnych urządzeń, zwanych kombajnami, jest używana z mniejszą intensywnością. Pojawił się natomiast popyt na niedrogie urządzenia drukująco-skanujące, wcześniej kojarzone głównie z handlowcami i agentami ubezpieczeniowymi.

– To, jak działa przedsiębiorstwo: stacjonarnie, zdalnie lub hybrydowo, wpływa na jego potrzeby w dziedzinie druku. Z powodu rosnącej mobilności, rozproszenia zespołów i swobody w wyborze miejsca pracy na topie jest teraz sprzęt o kompaktowych rozmiarach – tłumaczy Michał Czeredys.

Popularność zyskały atramentowe urządzenia budżetowe – koniecznie oferujące wiele funkcji. Kategoria MFP, czyli popularne „kombajny”, to już od lat biznesowy standard, a pandemia tylko zwiększyła popyt na tego typu rozwiązania.

– Zintegrowanie drukarki, skanera, faksu i kopiarki w jednej obudowie jest ukłonem w stronę klientów, którzy dysponują mniejszą powierzchnią biurową i zwracają uwagę na wygodę. Produkty te są dużo szybsze, łatwiejsze w obsłudze i lepiej skomunikowane niż było to kiedykolwiek możliwe w przypadku samodzielnych jednostek – podkreśla Michał Czeredys.

Na popyt wpływają dwa czynniki. Pierwszym jest ekologia, obejmująca m.in. niższe zużycie energii oraz recykling – maszyn, tonerów i kartridżów. Drugie kryterium to ekonomia: w dobie kryzysu biznes szuka oszczędności, więc największym zainteresowaniem cieszą się modele tańsze w eksploatacji.

– Przy zakupie przedsiębiorcy coraz większą uwagę zwracają na total cost of ownership, czyli całkowite koszty posiadania. Przez TCO rozumie się łączne wydatki na zakup, utrzymanie i pozbycie się produktu – wyjaśnia Łukasz Rumowski, dyrektor rozwoju produktu w firmie Arcus. Czy dni wielkich drukarek są policzone? Bynajmniej. Nie każda średnia lub duża organizacja wysłała wszystkich pracowników do domów, czego przykładem jest branża przemysłowa. A dla większych zespołów rozmiar ciągle ma znaczenie. Choćby nawet każdy pracownik drukował mało, to łączna liczba wydruków może być bardzo wysoka. Stąd obecność w biurach wydajnych urządzeń MFP. Już lata temu wspomagały one zarządzania drukiem pod względem miesięcznego obciążenia rozłożonego na liczny zespół.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Taki sprzęt nie rozwiąże jednak innej, równie ważnej kwestii: bezpieczeństwa danych. Od czego są jednak innowacje na miarę Arcus Kyocera Managed Document Services (MDS)?

– Kiedyś drukarki nie były podłączone do sieci, więc nie wzbudzały żadnych obaw. Czasy się zmieniły, w życie weszło RODO, wszechobecny jest internet rzeczy. Najwyższa pora dostosować infrastrukturę i metody postępowania do nowych warunków, w czym może pomóc MDS – zapewnia Michał Czeredys.

System MDS jest rozwinięciem MPS (Managed Print Services)/OPS (Optimized Print Services), czyli usług zarządzania drukiem. Arcus Kyocera MDS idzie o krok dalej, bowiem nie skupia się tylko na fizycznym przeniesieniu danych między urządzeniem wejściowym a wyjściowym (drukującym), ale na całym procesie obiegu dokumentów. Rozwiązanie idealnie wpisuje się w coraz popularniejszy trend mobilnego drukowania i bezkontaktowej pracy z dokumentami papierowymi.

– Arcus Kyocera MDS to całkowicie zdalne zarządzanie parkiem drukarek i kosztami powstawania dokumentów. Z dowolnego miejsca można monitorować stan urządzeń, instalować aplikacje HyPAS, które pozwolą w pełni wykorzystać potencjał urządzeń wielofunkcyjnych, oraz zamawiać materiały eksploatacyjnych – wskazuje dyrektor Rumowski.

Oferowane przez spółkę Arcus narzędzie ułatwia identyfikowanie problemów i szybkie ich usuwanie bez konieczności fizycznej ingerencji administratora floty lub technika. Wszystko odbywa się na odległość, czyli mniejszym nakładem środków i zgodnie z reżimem sanitarnym.

Czy mobilność nie niesie z sobą jednak zagrożeń?

Michał Czeredys potwierdza, że dokumenty i informacje z drukarki niekiedy wpadają w niepowołane ręce. Zaś wyciek danych o klientach, pracownikach czy wynikach sprzedażowych zawsze uderza w reputację przedsiębiorstwa, szczególnie od czasu wprowadzenia RODO. Tym bardziej warto zainwestować w MDS. Innowacja ta eliminuje zjawisko nieuprawnionego druku, identyfikując użytkowników na podstawie kodów PIN lub za pomocą kart zbliżeniowych.

– Częścią systemu jest oprogramowania analizujące wykorzystywanie sprzętu i związane z tym koszty. Dzięki temu administrator dokładnie wie, kto, co, gdzie, kiedy i jak dużo drukuje. Kto przekracza przyznane mu limity i uprawnienia, szybko może zostać zdyscyplinowany – uświadamia prezes Arcusa.

Okazja czyni złodzieja – głosi ludowa mądrość. Wyobraźmy sobie, że zadanie wysyłamy do drukarki dokument o charakterze tajnym, ta rozpoczyna pracę i dochodzi do jej zacięcia. O ile w domowych warunkach nie jest to duży problem, o tyle w środowisku korporacyjnym może dojść do katastrofy. Jaka na to rada? W pamięci urządzenia nie powinien zostać drukowany plik, bo np. na etapie prac serwisowych mógłby zostać łatwo wydobyty. Także w tym wypadku rozwiązanie Arcus Kyocera MDS okazuje się niezastąpione.

– W razie awarii urządzenia, braku papieru lub innych przyczyn, które uniemożliwiają druk, przetwarzane w pamięci drukarki pliki zostaną usunięte, aby inny użytkownik nie mógł wznowić ich wydruku – zaznacza Łukasz Rumowski.

Godną rozważenia jest również opcją druku podążającego (follow-me print). W tym przypadku wydruk z komputera następuje dopiero wtedy, gdy zlecająca go osoba podejdzie do maszyny i autoryzuje swoje zlecenie. Dokument trafi bezpośrednio do niej – nikt nieupoważniony go nie przeczyta.

Może jednak dzierżawa

No dobrze – ale kogo z wyjątkiem dużych korporacji stać na tak zaawansowane środowisko druku? Bez obaw. Zamiast kupować drogie drukarki czy urządzenia wielofunkcyjne, można postawić na dzierżawę sprzętu, a nawet pełny outsourcing elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Rozwiązanie wydaje się wymarzone dla małych i średnich firm, ale coraz częściej wybierają je również największe przedsiębiorstwa. Korzyść polega na komforcie użytkowania oraz atrakcyjnym stosunku jakości usługi do ceny. Firmy, które jak Arcus wynajmują sprzęt, zapewniają też materiały eksploatacyjne i serwis.

Co jeszcze przemawia za dzierżawą i outsourcingiem?

Zewnętrzni partnerzy spod znaku EOD dysponują technologiami i kompetencjami, którymi rzadko mogą się pochwalić użytkownicy.

– Arcus już od ponad 30 lat wspiera efektywność tysięcy firm. Doświadczenie zdobyte dzięki współpracy z najbardziej wymagającymi klientami, jak banki i instytucje centralne, pozwala nam coraz lepiej odpowiadać na potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw, które są solą polskiej gospodarki. Chcąc oferować jeszcze bardziej spersonalizowane usługi stworzyliśmy rozwiązania dedykowane określonym branżom Arcus EDU, Arcus MED oraz Arcus ADM– argumentuje prezes Czeredys.

Kolejny poziom optymalizacji procesów w firmach to elektroniczny obieg dokumentów. W przypadku m.in. dokumentów finansowo-księgowych z pomocą przychodzi Docusoft, spółka z Grupy Arcus, ze swoim rozwiązaniem ReadIT OCR.

- Dajemy klientom możliwość pozyskania danych z faktur i innych dokumentów bez konieczności tworzenia szablonów, uczenia systemu i instalacji oprogramowania. Użytkownik nie musi sprawdzać poprawności danych, zapewniamy stuprocentową skuteczność – mówi Andrzej Nycz, Prezes Zarządu Docusoft.

Trendy less waste oraz sharing economy wciąż zyskują na popularności w 2021 roku. Podobnie z drukarkami udostępnionymi w miejscach publicznych przez Arcus Kyocera Zeccer. Aby skorzystać z usługi druku, wystarczy posiadać smartfon.

W wizji Kevina Kelly’ego konsumenci z połowy XXI wieku są zaopatrywani w najnowsze modele sprzętu, najwyższej jakości, w idealnym stanie. Wszystko jest wypożyczane zgodnie z zasadą „używać zamiast posiadać”. Ale przecież to już nie science fiction. To nasza współczesność. Przynajmniej w świecie druku.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.

Czy ten artykuł był przydatny?

Czym jest wiza humanitarna?
Aktualności

Czym jest wiza humanitarna?

Czym jest wiza humanitarna? — to pytanie wiele osób zadaje w związku ze sprawą 25-letniej białoruskiej lekkoatletki, która z powodów politycznych nie chciała wracać z igrzysk w Tokio do Mińska....

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!