Co to jest potwierdzenie sald?

Potwierdzenie sald jest procedurą, która ma na celu uzyskanie informacji o rozrachunkach księgowych między kontrahentami. W przypadku rozbieżności, należy je jak najszybciej wyjaśnić. W materiale wyjaśniamy podstawowe pojęcia związane z potwierdzaniem sald.  

Co to jest potwierdzenie sald?
  • Michał Górecki
  • /
  • 3 lipca 2020

Z potwierdzaniem sald spotykamy się często w przypadku inwentaryzacji lub przygotowywania rocznego rozliczenia. Inwentaryzacji dokonuje się obowiązkowo przynajmniej raz w roku. Jej celem jest porównanie poszczególnych składników aktywów i pasywów. Porównuje się to co mamy wpisane w księgach rachunkowych, z tym co jest w rzeczywistości. Potwierdzenie sald, o którym mowa w tym konkretnym materiale jest jedną z form takiej inwentaryzacji. Potwierdzenie sald pozwala porównać kontrahentom swoje wzajemne rozrachunki. Może się bowiem zdarzyć, że mamy różnice i dlatego nie wiemy jak je rozliczyć.

Wzór potwierdzenia sald

Potwierdzenie sald wykonywane jest po to by sprawdzić stan finansów konkretnej firmy. Może być też skutecznym przypomnieniem dla dłużników, o tym, że nie zapłacili za towar lub usługę. Warto wiedzieć, że nie ma jednego wzoru potwierdzenia salda. Zwykle przygotowywane jest ono w formie pisemnej jako krótkie zestawienie rozrachunków przesyłane w formie elektroniczne. W przypadku, gdy przekazujemy dane o rozrachunkach w formie elektronicznej, musimy udokumentować, że przedstawiciel kontrahenta otrzymał taką wiadomość.

Często zdarza się, że salda uzgadnia się nie tylko przez e-mail ale nawet przez telefon. Za każdym razem jednak trzeba koniecznie uzyskać potwierdzenie (podpis) kontrahenta na takim potwierdzeniu. Jeśli uzyskanie takiego potwierdzenia jest bardzo trudne, można zrobić wewnętrzną notatkę z rozmowy telefonicznej. Niestety, nie zawsze urząd skarbowy uzna takie potwierdzenie za wystarczająco wiarygodne.

Na tym by uzyskać potwierdzenie salda powinna zależeć przede wszystkim wierzycielowi. To on wysyła informację o stanie rozrachunków i ewentualnych niezgodnościach. Jeśli to my jesteśmy dłużnikami, a wierzyciel nie przyśle nam potwierdzenia salda, to nie mamy obowiązku wychodzić z inicjatywą. Możemy to jednak zrobić, jeśli mamy na to ochotę.

Choć wspomnieliśmy, że nie istnieje jednolity wzór potwierdzenia salda to istnieją elementy, które są obowiązkowe. Oczywiście obowiązkiem będzie przedstawienie wykazu niezapłaconych należności. Każda nieopłacona faktura powinna być wypisana osobno, z uwzględnieniem daty, numeru i kwoty faktury. Potwierdzenie sald ma dwie części: A i B. Jedną zatrzymuje kontrahent, drugą wypełnia się i odsyła. Jeśli saldo się zgadza, to trzeba koniecznie zaznaczyć, że salda są zgodne.

Termin na wysłanie potwierdzenia sald

Potwierdzenie sald jest jednym z rodzajów inwentaryzacji. Zgodnie z przepisami inwentaryzację można sporządzić najwcześniej na trzy miesiące przez zakończeniem roku obrotowego. Najpóźniej można to zrobić do 15 dnia następnego roku obrotowego. Jeśli wysłaliśmy potwierdzenie salda do kontrahenta, to musimy udokumentować, że saldo zostało potwierdzone. Nie istnieje możliwość „milczącej akceptacji salda”, co oznacza, że jeśli wysłaliśmy potwierdzenie salda i nie zostało ono odesłane, to uzgodnienie rozrachunku musimy uzyskać w inny sposób.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.

Czy ten artykuł był przydatny?

Tagi: firma

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!