Czy pracodawca może nagrywać rozmowy pracownika i sprawdzać pocztę elektroniczną?

• Małgorzata Łaziuk
• /
• 17 kwietnia 2023

Czy można się podjąć takich czynności w stosunku do pracownika? Czy trzeba go o tym informować, uzyskać zgodę na takie działania? Przedstawiamy najważniejsze informacje.

Nagrywanie pracownika — czy można to robić?

Nagrywanie rozmów bez zgody drugiej strony jest niezgodne z prawem i może być karalne. Istnieją jednak pewne wyjątki od tej zasady, np. w przypadku nagrywania ich w celu ochrony interesów pracodawcy lub w celach dowodowych w postępowaniach sądowych (warto pamiętać, że taki dowód może nie zostać dopuszczony).

Taka czynność może naruszać prywatność i godność pracownika, co może prowadzić do naruszenia przepisów prawa pracy. Przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z prawnikiem lub organem, który zajmuje się ochroną danych osobowych, aby upewnić się, czy nagrywanie jest legalne w konkretnej sytuacji.

Sprawdzanie poczty elektronicznej pracownika

Zazwyczaj pracodawcy mogą śledzić pocztę e-mail pracownika tylko w celu ochrony swoich interesów, takich jak ochrona przed wyciekiem poufnych informacji lub nadużyciami.

Ważne jest jednak, aby śledzenie poczty e-mail było adekwatne do celu, nie naruszało prywatności. W związku z tym pracodawcy powinni stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak polityki prywatności i procedury związane z przetwarzaniem danych osobowych pracowników.

Wylana kawa na laptopie – czy muszę zapłacić za służbowy sprzęt?Mikołaj Frączak

Śledzenie poczty e-mail pracownika bez właściwej podstawy prawnej lub bez zgody pracownika może naruszać jego prywatność i prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla pracodawcy.

W Polsce, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, za nielegalną kontrolę poczty można ponieść odpowiedzialność karną oraz obowiązek naprawienia szkody. Pracownik ma prawo do dochodzenia roszczeń z tego tytułu przed sądem.

Takie naruszenia mogą prowadzić do zwiększonego ryzyka utraty zaufania ze strony pracowników i klientów, co może mieć negatywny wpływ na wizerunek firmy.

Kontrola działania pracownika — czego się używa?

Do nagrywania rozmów można użyć różnego rodzaju sprzętu, w zależności od indywidualnych potrzeb i preferencji. Można wykorzystać:

• dyktafon (urządzenie do nagrywania dźwięku). W przypadku dyktafonów cyfrowych nagrany dźwięk można łatwo przetransferować na komputer i przesłuchać lub udostępnić w wygodny sposób,
• smartfon — nowoczesne sprzęty wyposażone są w funkcję nagrywania dźwięku, więc można je wykorzystać do nagrywania rozmów; można też pobrać aplikacje do tego celu,
• kamera z funkcją nagrywania dźwięku — wiele kamer cyfrowych ma funkcję nagrywania dźwięku, co może być przydatne w przypadku nagrywania rozmów wizyjnych,
• urządzenia rejestrujące połączenia telefoniczne — istnieją specjalne urządzenia do nagrywania połączeń telefonicznych, które umożliwiają nagrywanie rozmów z wykorzystaniem tradycyjnych telefonów stacjonarnych lub bezprzewodowych.

Pracodawca ma prawo monitorować aktywności swoich pracowników na komputerze służbowym, w tym korzystanie z internetu, e-maili i aplikacji. Jednakże, zanim zainstaluje oprogramowanie śledzące na komputerze, powinien poinformować pracowników o takiej praktyce i uzyskać ich zgody na monitorowanie.

Nieterminowe wynagrodzenie za pracę – co mogę zrobić?Martyna Kowalska

Ponadto, pracodawca powinien przestrzegać przepisów dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych, takich jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) lub ustawy o ochronie danych osobowych (np. w Polsce). Oznacza to, że musi zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych osobowych swoich pracowników oraz ograniczyć zbieranie i przetwarzanie informacji do minimum niezbędnego dla celów monitorowania, a także informować pracowników o tym, jakie dane będą zbierane i jakie będą ich prawa w zakresie dostępu do tych danych.

Istnieje wiele rodzajów oprogramowania śledzącego, które pracodawcy mogą stosować w celu monitorowania aktywności swoich pracowników na komputerze. Oto kilka przykładów:

• Keylogger — oprogramowanie, które rejestruje każde naciśnięcie klawisza na klawiaturze, umożliwiając pracodawcy śledzenie, co wpisuje pracownik,
• monitorujące przeglądanie stron internetowych — umożliwia pracodawcy śledzenie, jakie strony internetowe pracownik odwiedza i jak długo na nich przebywa,
• pokazujące  aktywność aplikacji — dzięki temu widać, jakie aplikacje pracownik uruchamia i jak długo z nich korzysta,
• monitorujące korzystanie z poczty e-mail — pokazuje, jakie e-maile pracownik wysyła i otrzymuje oraz jakie załączniki otwiera,
• przedstawiające aktywność w sieci lokalnej — umożliwia śledzenie, jakie urządzenia są podłączone do sieci lokalnej i jakie aktywności sieciowe są wykonywane przez pracowników.

Zaleca się, aby pracodawca skonsultował się z prawnikiem lub ekspertem ds. ochrony danych osobowych, aby upewnić się, że wszystkie zasady monitorowania są zgodne z obowiązującym prawem i przepisami. Warto podkreślić, że nie wszystkie formy monitorowania są legalne i etyczne.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.