Czy pracownik może używać firmowego samochodu do celów prywatnych?

Bardzo wiele osób, które korzysta z auta firmowego, wykorzystuje go również do celów prywatnych. Wielu właścicieli firm wyraża zgodę na takie praktyki. W jaki sposób to załatwić, aby było to zgodne z obowiązującymi przepisami?

Czy pracownik może używać firmowego samochodu do celów prywatnych?
  • Martyna Kowalska
  • /
  • 30 października 2020

Zasady korzystania z samochodu służbowego jako prywatnego

Auto służbowe to benefit na stanowiskach, które wymagają od pracownika mobilności. Jeżeli samochód służbowy można używać również do celów prywatnych, jest to ogromna korzyść, ponieważ wówczas można całkowicie zrezygnować z posiadania prywatnego samochodu. Jednak jest w tym pewien haczyk. Takie prywatne korzystanie z samochodu osobowego to mniejsze koszty związane z utrzymaniem własnego pojazdu. Co za tym idzie, przez skarbówkę traktowane jest jako przychód, a więc należy od tego odprowadzić podatek dochodowy.

W 2015 roku ustalono nowe zasady, które wprowadziły nowe kwoty obowiązującego przychodu. Do kwoty wynagrodzenia należy doliczyć odpowiednią sumę, wynikającą z pojemności silnika pojazdu: przy pojemności do 1600 cm3 jest to 250 zł miesięcznie, przy pojemności powyżej 1600 cm3 jest to 400 zł miesięcznie.

Bierze się pod uwagę tylko to, nie ma konieczności podawania intensywności eksploatacji pojazdu. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy użyczenie pojazdu odbywa się tylko przez kilka dni w miesiącu. Wówczas dodaje się kwotę proporcjonalną. Wyrok NSA z lipca 2018 roku wyraźnie wskazał, że w tej ryczałtowej kwocie mieszczą się koszty przeglądów, napraw, ubezpieczenia etc. Również paliwa nie rozlicza się jako dodatkowego przychodu pracownika.

W niektórych przypadkach to pracodawca ustala z pracownikiem odpłatność za korzystanie ze służbowego auta do celów prywatnych. Jeżeli ta opłata jest niższa niż ryczałt, do przychodu pracownika należy wliczyć różnicę pomiędzy ryczałtem, a faktycznym wydatkiem.

Podpisana między pracodawcą a pracownikiem umowa może także wymagać, by pracownik zwracał pieniądze za benzynę wykorzystywaną do prywatnego poruszania się. Firma wówczas traktuje taką sytuację jako odpłatną dostawę paliwa i rejestruje ją na kasie fiskalnej, pobierając VAT należny. Innym wyjściem jest pobieranie zryczałtowanej kwoty obejmującej paliwo.

Jak skonstruować umowę użytkowania samochodu służbowego?

Umowa korzystania z samochodu służbowego jak z prywatnego musi zostać zawarta między pracodawcą a pracownikiem. Innym rozwiązaniem jest regulamin używania firmowych aut. Trzeba w niej uwzględnić takie elementy jak: zasady otrzymywania oraz zdawania aut (inaczej powierzenia mienia), odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone, sposób rozliczania, procedurę na wypadek jakiegoś zdarzenia drogowego (na przykład stłuczki). Jeżeli podpisze się tylko regulamin, zamiast umowy, wszelkie zmiany wprowadza się tylko w jego obrębie. Zmiany w umowie stwarzają konieczność podpisania nowej umowy.

Najważniejszy element to bez wątpienia sposób rozliczania się z używania samochodu służbowego do celów prywatnych. Znaleźć się powinien więc zapis, czy koszt jest zryczałtowany, czy pracownik nie ponosi żadnych kosztów, czy konieczna jest ewidencja przejechanych kilometrów. Takie zapisy wpływają na całość korzystania z pojazdu.

Ważna uwaga dotyczy faktu, że nawet jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na nieodpłatne korzystanie przez pracownika z auta służbowego, jest to dla pracownika dodatkowy dochód, który powinien zostać odpowiednio rozliczony. Jest to forma podwyżki, ale wyrażonej nie w wartości stricte pieniężnej, tylko materialnej.

Od takiego przychodu odprowadza się składki ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy. Opodatkowanie używania samochodów służbowych do celów prywatnych jest zgodne z zasadami ogólnymi, czyli 18 lub 32% po przekroczeniu drugiego progu podatkowego. W praktyce to pracownik ponosi te koszty. W przypadku niższego podatku i pojazdu do 1600 m3 pojemności silnika będzie to go kosztowało około 45 złotych.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.

Czy ten artykuł był przydatny?

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!