Jak dbać o swoje dane osobowe w trakcie wideokonferencji?

Pandemia koronawirusa dla wielu z nas stała się przyspieszonym kursem korzystania z nowych technologii i nowoczesnej organizacji pracy. Jednym z narzędzi, które ułatwiło przetrwanie czasu izolacji są telekonferencje. Zdaniem ekspertów, nawet po ustaniu pandemii będą one dużo częściej wykorzystywane niż jeszcze rok temu. Jak dbać o swoje dane osobowe w trakcie wideokonferencji?

Jak dbać o swoje dane osobowe w trakcie wideokonferencji?
  • Mikołaj Frączak
  • /
  • 28 maja 2020

Wideokonferencje a dane osobowe

Spotkania firmowe, negocjacje biznesowe, rekrutacja pracowników, lekcje w szkole – jest wiele obszarów, w których w ostatnich miesiącach sprawdziły się wideokonferencje. Lista narzędzi ułatwiających tego typu wirtualne spotkania jest naprawdę imponująca i bardzo długa. Urząd Ochrony Danych Osobowych zaleca, by oprócz umiejętności korzystania z takich wynalazków, użytkownicy zwrócili uwagę na ochronę swoich danych osobowych.

W tym przypadku cenne jest zachowanie zdrowego rozsądku. Musimy pamiętać, że oprócz wizerunku i głosu, wideokonferencje umożliwiają na przesyłanie wielu ważnych danych, które mogą być przetwarzane np. przez autora aplikacji, które umożliwiają nam wideołączność. Tak jak każdy program pobierany z sieci, również komunikatory mogą poprosić nas o dostęp do naszej listy kontaktów, lokalizacji czy innych wrażliwych danych. Warto zachować nad tym kontrolę!

Po drugie, warto upewnić się wcześniej, czy nasza rozmowa będzie nagrywana. Jeśli tak, możemy nie wyrazić zgody na takie rozwiązanie. Jeśli już wyrazimy zgodę na rejestrację rozmowy, zapytajmy gdzie, przez jaki czas, oraz w jakim celu nasza wideokonferencja będzie archiwizowana.

Jak zwiększyć swoje bezpieczeństwo w czasie wideokonferencji?

Pamiętajmy, by stosowne oprogramowanie pobierać wyłącznie z oficjalnych sklepów producenta, a w przypadku systemów mobilnych z takich miejsc jak AppStore czy Google Play. Pewnym rozwiązaniem jest korzystanie z rozwiązań webowych, czyli takich, które działają z poziomu przeglądarki internetowej. Jeśli mamy taką opcję, spokojnie możemy zrezygnować z instalowania czegokolwiek na własnym urządzeniu.

Na ile to możliwe upewnijmy się, czy osoby trzecie nie mają dostępu do naszego ekranu. Na wszelki wypadek zamknijmy zbędne okna folderów czy programów tak, aby nikt ich nie zobaczył w momencie, w którym będziemy chcieli przejść do trybu prezentacji treści z naszego komputera.

Rozsądne jest także przeskanowanie zainstalowanego oprogramowania narzędziami antywirusowymi bądź antymalewarowymi.

Jak zachowywać się w trakcie wideokonferencji?

KUPON RABATOWY

W przypadku oficjalnych spotkań biznesowych możemy użyć naszego maila służbowego jako loginu. W pozostałych przypadkach niezłym rozwiązaniem jest pseudonim. Wszytko po to by ograniczyć do minimum podawanie jakichkolwiek danych o sobie.

Jeżeli rozmowa lub nasz login będą zabezpieczane hasłem, wymyślmy zupełnie nowe. Używanie kodu wykorzystywanego w innych systemach (np. prywatnej poczcie) nie jest bezpiecznym rozwiązaniem. Dla bezpieczeństwa swoich rozmówców oraz poufności dyskusji nie powinniśmy udostępniać linku do wideokonferencji w mediach społecznościowych. To prosta droga by na nasze wirtualne spotkanie zalogowały się osoby do tego niepowołane. W tym celu przydatną opcją jest „poczekalnia” — dzięki niej możemy kontrolować listę osób uprawnionych do udziału w spotkaniu.

W przypadku konferencji służbowych warto skorzystać z narzędzia VPN. Wiele firm stawia takie rozwiązanie jako warunek uczestnictwa w rozmowach biznesowych. Inną zasadą jest ostrożne udostępnianie wszelkich dokumentów. Poufną korespondencję lepiej przesłać mailem niż „wrzucać ją na czat”.

Mikrofon i kamera – kiedy włączyć w trakcie wideokonferencji

Uczestnicząc w wideokonferencji, każdy użytkownik staje się po części realizatorem wizji i dźwięku dla transmisji na żywo… i nie ma w tym określeniu zbędnej przesady. To my decydujemy, w którym momencie dołączamy głosem lub obrazem do rozmowy. Warto o tym pamiętać. Logując się wyłączmy mikrofon i kamerę – włączymy dopiero wtedy, kiedy będzie to konieczne. Kiedy swoją kwestię wygłasza inna osoba automatycznie przestawmy się z nadawania na odbiór.

Kiedy wirtualne spotkanie dobiegnie końca upewnijmy się czy wyłączyliśmy mikrofon, kamerę i czy zamknęliśmy dyskusję. W przeciwnym razie, możemy przez dłuższy czas pozostawać na podsłuchu i podglądzie – a pewnie tego byśmy nie chcieli.

Urząd Ochrony Danych Osobowych i wideokonferencje

UODO opublikował na swojej stronie poradnik jak zachować się w trakcie wideokonferencji i jak zadbać w jej trakcie o bezpieczeństwo danych osobowych. Szczegółowe porady znaleźć można pod tym linkiem.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami konsumenckimi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!

Czy ten artykuł był przydatny?

Tagi: RODO

Najnowsze promocje

REKLAMA / WSPÓŁPRACA

Newsletter dla konsumenta

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach konsumenckich. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!

Komentarze