Zagubione świadectwo pracy – co robić?

Są dokumenty, o których istnieniu z czasem zapominamy. Chowamy do teczki i sięgamy po nie wyłącznie w razie konieczności (albo wcale). Tak jest ze świadectwem zatrudnienia. Co robić, jeśli zagubione zostało świadectwo pracy? Czy można starać się o duplikat? A jeśli zakład, który je wydał, już nie istnieje? Wyjaśniamy jak wyjść z kłopotliwej sytuacji

Zagubione świadectwo pracy – co robić?
  • Mikołaj Frączak
  • /
  • 14 stycznia 2021

Czym jest świadectwo pracy?

W przeciwieństwie do świadectwa szkolnego próżno na nim szukać oceny współpracy czy czerwonego paska. Niemniej, świadectwo pracy to istotny dokument, który potwierdza nasze zatrudnienie w danym miejscu i czasie. Wydaje go pracodawca swojemu podwładnemu w momencie wygaśnięcia umowy o pracę lub rozwiązania stosunku pracy.

Zgodnie z przepisami może być ono wydane także osobie pisemnie upoważnionej do odbioru przez pracownika maksymalnie do ostatniego dnia trwania umowy o pracę. Kopia świadectwa zostaje przeniesiona do archiwum zakładu pracy i musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika. I całe szczęście – w razie zagubienia tego dokumentu, można na tej podstawie stworzyć jego duplikat.

Kiedy potrzebne jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy może się przydać w kilku istotnych dla naszej kariery zawodowej momentach. Będzie potrzebne w przypadku znalezienia nowego miejsca zatrudnienia. Może o nie poprosić także urząd pracy w czasie rejestracji bezrobotnego. Stara szkoła mówi, że warto dokumenty te mieć przy sobie w momencie przejścia na emeryturę, mimo że obecnie wszystko zapisane jest w systemie. Niby nie jest to konieczne, ale przezorność nikomu nie zaszkodziła.

Zagubienie świadectwa pracy

Jeśli nie możemy odnaleźć świadectwa pracy, a jest nam ono niezbędnie potrzebne, możemy poprosić dział kadr byłego pracodawcy, aby ten wydał nam duplikat świadectwa pracy, w oparciu o kopię znajdującą się w aktach. Nie jest wymagana w takim przypadku jakaś szczególna forma. W wielu zakładach da się to załatwić krótką rozmową telefoniczną.

Pismo ws. duplikatu świadectwa pracy

Istnieje także droga pisemna. Stosowny wniosek możemy przesłać pocztą, mailem lub doręczyć osobiście Wystarczy napisać kilka zdań np.

„Proszę o wydanie duplikatu mojego świadectwa pracy w związku z zatrudnieniem w firmie VWXYZ od DD.MM.RRRR do DD.MM.RRRR. Świadectwo, które otrzymałem w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, zostało zagubione. Zobowiązuję się do osobistego odbioru dokumentu w wyznaczonym terminie” lub „proszę o przesłanie duplikatu na adres...”.

Forma nie ma tu szczególnego znaczenia. Pamiętajmy, że w wypadku takiej prośby prawo nie nakłada na pracodawcę konkretnego terminu rozpatrzenia naszej prośby. W praktyce działy kadr nie chcą mieć jednak zaległości i sprawę załatwiają stosunkowo szybko. Istotna jest oczywiście dobra wola i skrupulatność osób wystawiających w firmie takie dokumenty.

Co musi zawierać duplikat świadectwa pracy?

Co do zasady, pod względem treści duplikat musi wiernie odtworzyć wszystkie informacje, jakie znajdowały się na oryginalnym dokumencie. Data znajdująca się w nagłówku powinna być taka sama jak w przypadku pierwotnego świadectwa pracy. Obowiązkowe są także informacje na temat osoby, która je przygotowała i podpisała w imieniu firmy.

Zagubione świadectwo pracy ze zlikwidowanej firmy

Może się zdarzyć, że zagubione świadectwo pracy pochodziło z zakładu, który został już zlikwidowany. W takiej sytuacji sytuacja tylko pozornie wydaje się beznadziejna. Musimy wówczas skorzystać z pomocy ZUS, który dysponuje bazą nieistniejących już firm (zarówno zlikwidowanych  jak i przekształconych). Przy każdym z nich powinna znajdować się adnotacja, w którym archiwum przechowywane są dokumenty z tych zakładów. Z pewnością nie zostały zniszczone! Muszą być bowiem przechowywane przez minimum 50 lat.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.

Czy ten artykuł był przydatny?

Co zrobić jeśli znajdziemy niewybuch?
porady

Co zrobić jeśli znajdziemy niewybuch?

Pamiątki po II wojnie światowej w dalszym ciągu są odnajdywane w różnych miejscach w kraju. Można się na nie natchnąć zarówno podczas spaceru w lesie jak również wykonując prace ziemne we...

Newsletter

Bądźmy w kontakcie! Zapisz się na newsletter, a raz na jakiś czas wyślemy Ci powiadomienie o najważniejszych tematach. Dla subskrybentów newslettera przygotowujemy specjalne wydarzenia np. webinaria. Nie pożałujesz!