Zniszczony sprzęt. Czy pracodawca może dokonać potrąceń z wynagrodzenia?

Zniszczony sprzęt w pracy: jakie kroki trzeba podjąć?

Gdy pracownik dostrzeże uszkodzenia powinien podjąć odpowiednie kroki, by zaraportować tę sytuację przełożonemu i przyczynić się do rozwiązania problemu. Jest to istotne, ponieważ pozwala zachować sprawność pracy oraz dbać o rzetelność i efektywność działań firmy.

Najważniejszym krokiem jest poinformowanie odpowiednich osób. Powinno się to uczynić niezwłocznie i najlepiej w formie pisemnej lub poprzez e-mail, co pozwoli na zachowanie udokumentowanego śladu komunikacji. W zgłoszeniu warto dokładnie opisać rodzaj uszkodzenia oraz okoliczności, w jakich doszło do awarii. Im bardziej szczegółowy opis, tym łatwiej będzie ocenić zakres naprawy. Uszkodzeń nie należy zatajać w nadziei, że nikt się nie zorientuje.

W przypadku, gdy to możliwe i bezpieczne warto zabezpieczyć zniszczony sprzęt przed dalszymi uszkodzeniami lub ewentualną utratą danych. Należy jednak działać ostrożnie i uwzględnić bezpieczeństwo osobiste oraz danych zawartych na urządzeniu. W sytuacji, gdy uszkodzony sprzęt jest związany z działem informatycznym, pracownik powinien skonsultować się z działem IT, aby uzyskać wsparcie w rozwiązaniu problemu.

Praca zdalna (telepraca). Obowiązki pracodawcy Anna Petynia-Kawa

Niektóre firmy posiadają specjalną dokumentację lub formularze do wypełnienia w przypadku uszkodzenia sprzętu pracowniczego. Pracownik powinien dostosować się do obowiązujących procedur i wypełnić niezbędne dokumenty, jeśli takie istnieją.

Po wykonaniu niezbędnych kroków związanych z bezpieczeństwem powinno się oczekiwać na dalsze instrukcje od przełożonego lub działu technicznego. Mogą one dotyczyć przekazania uszkodzonego sprzętu do naprawy lub przyjścia specjalisty, który oceni zakres uszkodzenia. Duże firmy posiadają ubezpieczenia.

Trzeba także zastanowić się nad tym, jak unikać podobnych sytuacji w przyszłości. To może obejmować bardziej ostrożne korzystanie z urządzeń, regularne przeglądy techniczne lub podnoszenie świadomości w zakresie bezpiecznego użytkowania sprzętu. W ten sposób można przyczynić się do zapobiegania uszkodzeniom i utrzymania sprawności sprzętu pracowniczego.

Potrącanie z wynagrodzenia — czy pracodawca może to zrobić?

W Polsce pracodawca może dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika za zniszczony sprzęt, ale musi to robić zgodnie z przepisami prawa pracy oraz w ramach umowy zawartej z pracownikiem.

W umowie o pracę można zawrzeć postanowienia dotyczące odpowiedzialności pracownika za uszkodzenia mienia pracodawcy. W takim przypadku pracownik wyraża zgodę na potrącenia z wynagrodzenia w razie zniszczenia lub uszkodzenia sprzętu. To musi być jasno określone, aby uniknąć sporów.

Czy pracodawca może nagrywać rozmowy pracownika i sprawdzać pocztę elektroniczną?Małgorzata Łaziuk

Jeśli we wspomnianej umowie nie ma takich postanowień pracodawca może próbować uzyskać zgodę pracownika na potrącenia za zniszczony sprzęt. Warto jednak pamiętać, że powinna ona być dobrowolna; nienarzucona pod przymusem. Pracownik musi zrozumieć, na co się zgadza i dlaczego.

Bez umownych postanowień lub zgody pracownika potrącenia z wynagrodzenia są ograniczone przez przepisy prawa. Pracodawca może dokonywać potrąceń jedynie w określonych przypadkach, takich jak egzekucja alimentów czy zaległe składki na ubezpieczenie społeczne. Ogólna zasada jest taka, że wynagrodzenie pracownika jest chronione i nie może być potrącone w sposób nieuzasadniony i bez zgody.

Jak dbać o sprzęt w miejscu pracy?

Zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni zrobić wszystko, aby utrzymać  mienie firmowe w dobrej kondycji, zapewnić bezpieczne warunki podczas korzystania. Współpraca i zaangażowanie obu stron są niezbędne dla efektywnego zarządzania należącymi do przedsiębiorstwa zasobami technologicznymi. 

Pracodawca powinien zadbać o:

• Opracowanie polityki korzystania ze sprzętów i jej wdrożenie. W takim dokumencie niezbędne jest określenie, jakie działania są dozwolone, a jakie zabronione. Wskazówki mogą obejmować zakazy używania sprzętu do celów prywatnych, zakaz instalowania nieautoryzowanego oprogramowania oraz wytyczne dotyczące obchodzenia zabezpieczeń;
• Szkolenie pracowników: Szkolenia dotyczące korzystania z firmowego sprzętu i zasad bezpieczeństwa powinny odbywać się regularnie; zwiększać świadomość potencjalnych zagrożeń i wiedzieć, jak unikać ryzyka uszkodzeń;
• Monitorowanie użytkowania: Dzięki temu będzie można zidentyfikować ewentualne problemy lub nadużycia;
• Zabezpieczenie fizyczne sprzętu:  Może to na przykład oznaczać zamknięcie go w specjalnych szafach lub stosowanie systemów alarmowych w pomieszczeniach z wrażliwym sprzętem;
• Tworzenie kopii zapasowych danych: W przypadku awarii lub uszkodzenia sprzętu jest szansa odzyskania ważnych informacji;
• Aktualizacje i konserwację sprzętu: Może to pomóc zapobiegać awariom poprzez utrzymanie sprzętu w dobrej kondycji;
• Monitorowanie bezpieczeństwa: Wdrożenie odpowiednich narzędzia i procedury monitorowania bezpieczeństwa sieci oraz systemów. Ma wpływ na wykrywanie zagrożeń i reagować na nie w odpowiednim czasie;
• Edukowanie w zakresie haseł i autoryzacji: ważne jest wyrobienie nawyku stosowania silnych haseł oraz autoryzacji przy dostępie do firmowego sprzętu i danych. To zwiększa ochronę przed nieautoryzowanym dostępem;
• Zgłaszanie incydentów: zatrudnieni powinni natychmiast informować o wszelkich incydentach i awariach związanych z bezpieczeństwem lub uszkodzeniem sprzętu, nie bać się przekazać osobie odpowiedzialnej za sprzęt. Dzięki temu można szybko reagować na potencjalne problemy;
• Opracować politykę usuwania danych: pracodawca powinien edukować na temat zasad usuwania danych z niepotrzebnego już sprzętu. Warto upewnić się, że informacje są skutecznie i bezpiecznie usuwane przed przekazaniem lub zezłomowaniem sprzętu.

Współczesne przedsiębiorstwa coraz częściej zdają sobie sprawę z kluczowej roli, jaką odgrywa sprzęt technologiczny w codziennej działalności. Jednak utrzymanie sprzętu w doskonałej kondycji nie jest jedynie zadaniem działu IT czy pracodawcy – również pracownicy odgrywają istotną rolę w tym procesie.

Pracownicy powinni:

• Zachować ostrożność i korzystać z firmowego sprzętu z rozwagą oraz unikać działań, które mogą prowadzić do uszkodzenia urządzeń;
• Natychmiast zgłaszać uszkodzenia sprzętu lub problemy odpowiednim działom w firmie, co pomaga w szybkiej naprawie sprzętu.
• Dbać o czystość w miejscu pracy i wokół sprzętu, aby utrzymać urządzenia w dobrej kondycji;
• Zgłaszać problemy z oprogramowaniem służbom IT i nie próbować dokonywać napraw samodzielnie;
• Odpowiednio przechowywać przenośne urządzenia, aby uniknąć ryzyka kradzieży lub uszkodzenia;
• Regularnie tworzyć kopie zapasowe danych, co pomaga w sytuacjach awaryjnych;
• Zabezpieczać urządzenia silnymi hasłami, aby zapewnić bezpieczeństwo dostępu;
• Natychmiast raportować wszelkie nieprawidłowości, które mogą zagrażać bezpieczeństwu sprzętu lub danych;
• Uczestniczyć w szkoleniach z zakresu bezpieczeństwa IT, aby lepiej rozumieć zagrożenia i unikać działań, które mogą prowadzić do uszkodzeń sprzętu;
• Działać delikatnie i ostrożnie podczas podłączania i odłączania kabli i przewodów od sprzętu, aby uniknąć uszkodzeń.

Wspólne zaangażowanie zarówno pracowników, jak i pracodawcy w dbanie o bezpieczeństwo i kondycję sprzętu firmowego przekłada się na efektywność działania firmy i zapewnienie optymalnych warunków pracy.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.