Jak bezpłatnie sprawdzić kontrahenta? - Kilka uniwersalnych sposobów

• Mikołaj Frączak
• /
• 14 sierpnia 2020

Ryzyko nieuczciwej współpracy

Nawiązanie współpracy z nieuczciwym kontrahentem wiąże się z poważnym ryzykiem straty pieniędzy, towaru, lub zwyczajnie cennego czasu – naszego i naszych pracowników. Jeśli dołączymy do tego odpowiedzialność podatkową za zobowiązania oszusta wynikającą z niedopełnienia należytej staranności, kłopoty mogą być znacznie głębsze.

Ważne jest to, że wiele informacji o potencjalnym kontrahencie, jesteśmy w stanie uzyskać za darmo, w szeregu rejestrów publicznych do których dostęp jest dziecinnie prosty. Wystarczy komputer, łącze internetowe i przeglądarka, by dokonać całkiem efektywnej weryfikacji naszego partnera biznesowego.

Jak sprawdzić dane w CEIDG

CEIDG – ten skrót zna każdy przedsiębiorca. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to baza informacji o firmach działających na zasadzie jednoosobowej działalności gospodarczej oraz spółek cywilnych. Co ważne, wystarczy wpisać jedynie proste dane takie jak imię, nazwisko, numer NIP lub REGON, by sprawdzić ważne dla nas informacje o kontrahencie. Po pierwsze dowiemy się jak długo firma działa i czy przypadkiem nie została założona dopiero przed tygodniem, czy podmiot ma charakter sezonowy, czy znajduje się w upadłości lub postępowaniu naprawczym – to na początek naprawdę dużo!

W przypadku spółek cywilnych, można znaleźć wspólników spółki. Służy temu rubryka „NIP spółki cywilnej”. Jeżeli nie pojawi nam się komplet wyników, może to oznaczać, że wpisy wspólników nie zawierają informacji o spółce. Wówczas do weryfikacji może posłużyć nam rejestr REGON – piszemy o nim nieco dalej.

Co można sprawdzić w KRS?

Wyszukiwarka KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) prowadzona przez ministerstwo sprawiedliwości to dobry adres dla tych, którzy potrzebują informacji na temat spółek prawa handlowego do których zaliczamy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjną, jawną, partnerską, komandytową, komandytowo-akcyjną.

Na pierwszy rzut oka, pojawiają się tam podstawowe informacje dotyczące sprawdzanej przez nas spółki. Nie oznacza to jednak, że wyświetlane tam dane nie są przydatne w weryfikacji kontrahenta. Wręcz przeciwnie. Niektórzy przedsiębiorcy zwracają szczególną uwagę na historię wpisu, czyli przebieg najważniejszych zmian w danej spółce. Warto zwrócić uwagę na sposób reprezentacji, wysokość kapitału zakładowego lub akcyjnego (spółki kapitałowe), a także informacje o ewentualnym otwarciu likwidacji podmiotu.

Wiele o spółce mogą nam powiedzieć informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych. Jeżeli zauważamy jakieś luki w tym obszarze, mamy prawo podejrzewać, że spółka nie gra fair. KRS pozwala także na nieodpłatne przeglądanie samych sprawozdań finansowych. Wystarczy wejść w ten link.

Są przedsiębiorcym którzy lekturę danych na KRS rozpoczynają od działu 4 i następnych gdzie pojawiają się informacje dotyczące ewentualnego ustanowienia kuratora czy otwarciu postępowania likwidacyjnego. Znajdziemy tam także informacje na temat wszczęcia postępowania upadłościowego, podziałach, przekształceniach czy połączeniach – słowem: ciekawa lektura o niejednym kontrahencie.

Czym jest REGON?

REGON to inaczej Rejestr Gospodarki Narodowej. To krajowy rejestr prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny gromadzący informacje na temat przedsiębiorców. Wyszukanie podmiotów odbywa się poprzez wpisanie w odpowiednią rubrykę numeru NIP, REGON, KRS lub adresu firmy.  To dobre rozwiązanie w przypadku tych spółek cywilnych, które nie figurują w CEIDG.

Sama wyszukiwarka prowadzona na serwerach GUS jest bardzo prosta. Można w nią wejść klikając tutaj.

Czym jest Biała Lista Podatników VAT?

Biała Lista podatników VAT nazywana także wykazem podatników to istotne narzędzie weryfikacji statusu podatkowego potencjalnego kontrahenta naszej firmy. Jest prowadzona przez ministerstwo finansów. Oprócz podstawowych danych znajdziemy tam informacje o tym czy nasz potencjalny kontrahent jest obecnie lub był w przeszłości czynnym podatnikiem VAT (można wskazać konkretną datę). Dowiemy się także kiedy zarejestrował się jako podatnik VAT oraz datę i powód ewentualnego wykreślenia z rejestru. Pod tym samym adresem znajdziemy także zarejestrowany i potwierdzony przez Krajową Administrację Skarbową numer rachunku bankowego, na który w bezpieczny sposób możemy wpłacić należności.

Są przedsiębiorcy, którzy wyrobili sobie nawyk drukowania danych z „Białej Listy” na dzień dokonania płatności i przechowują je w segregatorze na wszelki wypadek jakichkolwiek problemów.

Sprawdzanie podatników z innych krajów UE

Od 2004 roku Polska jest częścią potężnego rynku Unii Europejskiej, co wiąże się z bardzo długą listą zalet. Nie oznacza to, że nie musimy zachowywać odpowiedniej ostrożności nawiązując współpracę z kontrahentami z innych krajów wspólnoty. Istotne dane można sprawdzić za pośrednictwem „VAT Information Exchange System” czyli „VIES”. Jest to wyszukiwarka stworzona i prowadzona przez Komisję Europejską. W prosty sposób można sprawdzić czy interesująca nas firma jest tam w ogóle zarejestrowana jako dokonująca transakcji wewnątrzwspólnotowych. Bez tego nie jesteśmy w stanie zastosować do operacji zerowej stawki podatku VAT.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.