Jak przygotować swoją firmę do KSeF i e-fakturowania?

Co to jest KSeF? 

Projekt KSeF to kontynuacja rozpoczętej w 2016 r. i konsekwentnie realizowanej polityki uszczelniania systemu podatkowego. Polska jest w absolutnej czołówce państw europejskich redukujących lukę VAT. Szacujemy, że w 2015 r. luka VAT wynosiła 24,1%, a w 2022 r. już tylko ok. 4,9% potencjalnych wpływów. To spadek o ok. 80%. KSeF to kolejne narzędzie uszczelniania systemu VAT wykorzystujące najnowsze technologie. Przewidujemy, że wprowadzenie obowiązku e-fakturowania zwiększy dochody budżetu państwa z tytułu VAT. Co równie ważne, KSeF zapewnia możliwość bieżącego monitorowania transakcji i tym samym ogranicza potrzebę prowadzenia przez administrację skarbową działań kontrolnych u przedsiębiorców – podkreśla z-ca szefa Krajowej Administracji Skarbowej insp. Mariusz Gojny.

Sejm przyjął Krajowy System FakturAnna Petynia-Kawa

Zastosowanie zaawansowanych narzędzi analitycznych przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) skutkuje precyzyjnym ukierunkowaniem kontroli na obszary o wysokim ryzyku występowania poważnych nieprawidłowości. Dzięki temu w roku 2022 KAS przeprowadziła jedynie nieco ponad 22 tysiące kontroli, co stanowi blisko 7-krotnie mniejszą liczbę w porównaniu do roku 2008, gdy przeprowadzono ponad 150 tysięcy kontroli. Wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) umożliwi jeszcze bardziej skuteczną weryfikację prawidłowości rozliczeń podatkowych, bez potrzeby zaangażowania podatników i wszczynania kontroli.

Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania przyczyni się również do dalszego zaostrzenia kontroli nad podatkiem VAT i wpłynie na poprawę przestrzegania przepisów w zakresie podatków dochodowych.

Jakie korzyści przyniesie e-Faktura przedsiębiorcom? 

Standaryzacja procesu fakturowania oraz cyfryzacja rozliczeń przynoszą liczne korzyści dla przedsiębiorców. Korzyści podatkowe:

• Dla podatników korzystających z KSeF, którzy składają wnioski o zwrot podatku VAT naliczonego, zwrot ten będzie realizowany w krótszym terminie. Maksymalny podstawowy czas oczekiwania na zwrot zostanie skrócony z 60 do 40 dni, co pozytywnie wpłynie na płynność finansową, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw.
• KSeF umożliwia łatwiejszą i szybszą korektę faktur.
• Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zostaną zagubione ani zniszczone, zawsze będą dostępne zarówno dla wystawcy, jak i dla odbiorcy faktury.
• Mniejsza liczba obowiązków — podatnicy, którzy wystawiają faktury w KSeF, nie będą musieli przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).

E-faktury w Polsce obowiązkowe od 2024 roku. Jest zgoda UEMichał Górecki

Korzyści biznesowe:

• Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KSeF zapewnia przedsiębiorcom uczciwą konkurencję. Nabywca ma pewność, że fakturę wystawił uprawniony podmiot. Dodatkowo, wystawca faktury ma pewność, że odbiorca ją otrzymał.
• Obowiązkowe e-fakturowanie wpłynie również na usprawnienie obrotu gospodarczego poprzez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, eliminację dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na rzecz danych cyfrowych, a także cyfryzację i automatyzację procesu przesyłania faktur między podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i bardziej efektywnego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności.
• Wzrost szybkości wymiany danych między kontrahentami — wystawiona faktura będzie praktycznie natychmiastowo dostępna dla odbiorcy przez administrację.
• Ustrukturyzowany i jednolity format faktury umożliwi automatyzację procesów księgowych, co w efekcie przekłada się na oszczędność czasu pracowników, którzy mogą go wykorzystać w innych obszarach działalności. Automatyzacja w procesie księgowania ogranicza liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Nie ma potrzeby skanowania czy przepisywania faktur w formie papierowej czy graficznej — można je bezpośrednio importować z plików XML do systemów.

Administracja zapewnia usługę przechowywania i archiwizacji e-faktur na okres 10 lat, co pozwala na znaczne oszczędności związane z brakiem konieczności przechowywania tych dokumentów.

Z jakich aplikacji korzystać by szybciej wdrożyć się do zmian? 

Aplikacja KSeF dla Podatnika oferuje różnorodne funkcje, które umożliwiają zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie. Aplikacja ta pozwala na:

• Korzystanie z KSeF przez podatników i uprawnione podmioty w imieniu podatników.
• Zarządzanie uprawnieniami oraz tokenami.
• Wystawianie i odbieranie e-faktur w KSeF.
• Podgląd e-faktur (bez konieczności logowania) poprzez anonimowy dostęp do faktur o określonych cechach.
• Weryfikację statusu wysyłki oraz możliwość pobrania UPO KSeF (bez konieczności logowania).

E-Fakturowanie. Nowe perspektywy dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF)Monika Świetlińska

Użytkownicy aplikacji mają również dostęp do dwóch środowisk testowych:

• Wersji testowej.
• Wersji przedprodukcyjnej (demo).

Aplikacja e-Mikrofirma, która jest dostosowana do KSeF, umożliwia:

• Powiązanie istniejącego konta z KSeF.
• Wystawianie faktur w KSeF.
• Odbieranie faktur z KSeF i bezpośrednie przenoszenie ich do ewidencji VAT, eliminując konieczność ręcznego przepisywania danych.

Aplikacja mobilna KSeF będzie dostępna w pierwszym kwartale 2024 roku, umożliwiając wygodne i szybkie wystawianie oraz odbieranie e-faktur w czasie rzeczywistym oraz zarządzanie nimi z dowolnego miejsca.

Dziękujemy, że przeczytałaś/eś nasz artykuł do końca. Jeśli chcesz być na bieżąco z informacjami prawnymi, zapraszamy do naszego serwisu ponownie!
Jeżeli podobał Ci się artykuł podziel się z innymi udostępniając go w mediach społecznościowych - poniżej masz szybkie linki do udostępnień.